Phần mềm quản lí dự án là một giải pháp toàn diện cho tất cả nhu cầu quản lí dự án của bạn. Để hiểu sâu hơn về phần mêm này mời bạn cùng Tooltx tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án là một công cụ với các tính năng quản lý mọi công việc. Vấn đề xảy ra giữa các phòng ban, cá nhân, dự án đêu được giải quyết qua phần mềm quản lí. Từ đó, doanh nghiệp có thể giám sát chặt chẽ toàn bộ hệ thống. Từ lập kế hoạch đến chi phí, từ nguồn nhân lực đến kế hoạch hoàn thành công việc.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án nhóm gần như thiết yếu để nâng cao hiệu quả dự án. Trong một số tổ chức, các nhóm có thể sử dụng nhiều phần mềm khác nhau. Để có thể đáp ứng nhu cầu giao tiếp của nhóm.
Một số nhóm sử dụng email để theo dõi các nhiệm vụ. Nhưng điều này không được khuyến khích vì khối lượng email cần xử lý có thể quá lớn. Và việc “kiểm tra” email thường xuyên có thể làm giảm năng suất của nhân viên. Ở góc độ cá nhân, mỗi người đều có cách quản lý công việc riêng. Nhưng khi lựa chọn phần mềm cho các nhóm điều hành. Người quản lý dự án nên tập trung vào các công cụ linh hoạt và kết nối với mọi người. Đặc biệt không liên quan đến những người làm việc từ xa.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý dự án miễn phí dành cho các nhóm nhỏ. Phần mềm có khả năng hình dung rõ hơn nhiệm vụ, tiến độ và trách nhiệm của từng thành viên. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án. Mà các nhóm có thể trả tiền để mở khóa các tính năng bổ sung mà họ cần.
Top phần mềm quản lý dự án tốt nhất
1. Quản lý dự án với Trello
Trello là phần mềm quản lý dự án được yêu thích trên thế giới. Đây là phần mềm quản lý dự án miễn phí cho người dùng. Tuy nhiên phiên bản này bị hạn chế một số tính năng so với phiên bản trả phí. Trello có lợi thế là có thể chỉ định ngay các thành viên cho các dự án học thuật đặc biệt và hoàn thành công việc. Các giao diện quản lý chủ yếu được thực hiện dưới dạng các phiên bản Kanban.
Quản lý dự án với Trello – phần mềm quản lý dự án uy tín
Lợi ích tuyệt vời của Trello bao gồm:
- Dễ dàng thêm/xóa vào dự án
- Nhận xét và đính kèm tài liệu cho các dự án và nhiệm vụ
- Gắn thẻ người dùng hoặc công việc để theo dõi và quản lý dễ dàng hơn
- Phiên bản đầy đủ cho điện thoại di động, PC, máy tính xách tay. Và máy tính bảng để quản lý dự án của bạn mọi lúc, mọi nơi.
- Trello có phiên bản miễn phí (hạn chế tính năng nhưng tương đối hiệu quả).
2. ClickUp (Web, iOS, Android)
Hầu hết các ứng dụng quản lý dự án chỉ cho phép bạn chọn một chế độ xem nhiệm vụ. Chẳng hạn như danh sách, lịch hoặc chế độ bảng Kanban. Chế độ xem bổ sung, đặc biệt là biểu đồ Gantt, thường là các tính năng cao cấp. Tuy nhiên, ClickUp có lợi thế là cung cấp các chế độ xem nhiệm vụ khác nhau.
Đây là một ứng dụng quản lý dự án miễn phí, đơn giản. Với 11 chế độ xem nhiệm vụ khác nhau để lựa chọn. Bao gồm biểu đồ Gantt và bản đồ tư duy. Ngoài ra còn có 4 góc nhìn khác nhau như thế này:
- Trò chuyện: Xem trò chuyện với các tác vụ
- Tài liệu (Doc): Bạn có thể tạo tài liệu, wiki
- Nhúng: Thêm ứng dụng và trang web cùng với các tác vụ của bạn
- Biểu mẫu: Thêm biểu mẫu bên cạnh các tác vụ để thu thập, sắp xếp và thu thập dữ liệu). Bảng điều khiển của ClickUp cũng có thể tùy chỉnh. Cho phép bạn chọn từ hơn 20 tiện ích con khác nhau để làm nổi bật thông tin quan trọng nhất về dự án của bạn.
ClickUp có cách sử dụng đơn giản
ClickUp có cách sử dụng đơn giản
Khi sử dụng ClickUp lần đầu tiên, bạn nên thực hiện nhiều thử nghiệm. Ví dụ: quy trình “giới thiệu” phần mềm không đơn giản như của Trello. Nhưng đáng để tùy chỉnh, đặc biệt là vì nó hoàn toàn miễn phí. Ngoài ra, ClickUp thực sự có giới thiệu trong ứng dụng. Điều này rất dễ hiểu đối với những người không chuyên về công nghệ.
Gói miễn phí của ClickUp bao gồm các tác vụ và người dùng không giới hạn. Dung lượng lưu trữ lên tới 100MB, tối đa 100 biểu đồ Gantt, bản đồ tư duy, bảng điều khiển và chế độ xem dòng thời gian. Để có danh sách, bảng điều khiển, lịch không giới hạn và một số tính năng quản lý tác vụ nâng cao. Hãy nâng cấp lên Gói không giới hạn với giá $5 mỗi người dùng mỗi tháng.
3. Phần mềm Jira
Jira Software là một công cụ quản lý dự án. Giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi công việc của mình theo phương pháp định hướng hiệu quả. Chúng còn được gọi là phương pháp quản lý nhanh.
Phổ biến trong các công ty công nghệ. Jira được sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi lộ trình phát triển và phát hành sản phẩm. Đồng thời báo cáo lỗi phần mềm trong quá trình triển khai hoặc cập nhật.
Jira Software sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho những ai đang tìm kiếm phần mềm quản lý dự án
Lợi thế khi sử dụng phần mềm quản lý dự án của Jira:
- Một phần mềm quản lý dự án khá đầy đủ tính năng
- Lên lịch làm việc, theo dõi tiến độ, tình trạng công việc.
- Hệ thống báo cáo theo từng mục cho phép người dùng xem tiến độ. Khối lượng công việc hợp lý, các công việc đã hoàn thành và đang chờ xử lý, đồng thời chủ động quản lý giờ làm việc của mình.
- Báo cáo trên biểu đồ rất trực quan và chi tiết
- Phê duyệt chi tiết các thành viên dự án
- Khả năng tích hợp với bên thứ ba thông qua API Gateway
- Thiết lập quy trình công việc để thống nhất các quy trình mà không trùng lặp các phòng ban
4. Paymo
Paymo là một ứng dụng quản lý dự án và trình theo dõi thời gian lập kế hoạch miễn phí. Giúp các dịch giả tự do dễ dàng lập kế hoạch. Ưu tiên, theo dõi công việc của họ trên nhiều khách hàng và dự án.
Công việc được tổ chức thành ba loại: Khách hàng, Dự án và Nhiệm vụ. Đối với mỗi nhiệm vụ, bạn có thể đặt ngày đến hạn, mức độ ưu tiên, thêm mô tả, tệp đính kèm. Ngoài ra, có hai cách để xem các nhiệm vụ trong danh sách hoặc bảng Kanban. Hoặc sử dụng các bộ lọc của Paymo. Để sắp xếp tất cả các nhiệm vụ cho từng khách hàng. Và dự án theo trạng thái, ngày đến hạn, mức độ ưu tiên, v.v.
Phần mềm quản lý dự án Paymo
Cách chia công việc thành nhiều mục nhỏ sẽ dễ dàng cho bạn trong việc kiểm soát dự án
Khi bạn đã sẵn sàng giải quyết một nhiệm vụ cụ thể. Chỉ cần chọn nó trong trình theo dõi thời gian của Paymo. Và bắt đầu theo dõi thời gian của bạn. Dừng bộ hẹn giờ (theo dõi thời gian) thêm thời gian vào bảng chấm công. Và chỉ định nó theo các nhiệm vụ, khách hàng và dự án được liên kết. Khi thanh toán cho khách hàng của mình. Bạn có thể sử dụng báo cáo thời gian của Paymo để nhận dữ liệu chính xác mà bạn cần.
Bạn cũng có thể đặt giờ nhóm và tỷ lệ hàng giờ để thanh toán dễ dàng. Bạn có thể xuất, in hoặc chia sẻ báo cáo với khách hàng của mình dưới dạng chế độ xem danh sách chi tiết hoặc biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ thanh. Bạn cũng có thể thiết lập hóa đơn của mình. Cho phép thanh toán trực tuyến bằng Stripe, PayPal, v.v.
Paymo có gói miễn phí đi kèm với 10 người dùng, dự án không giới hạn. Dung lượng lưu trữ 1GB và tối đa 3 hóa đơn. Bạn có thể nâng cấp lên gói Small Office với giá 9,95 USD/người dùng/tháng. Điều này bao gồm các hóa đơn và người dùng không giới hạn, 50GB dung lượng lưu trữ và các mẫu dự án.
5. GoodDay
GoodDay là phần mềm linh hoạt có thể đáp ứng các nhóm có nhu cầu quản lý dự án đa dạng. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý dự án như Gantt, Agile, Scrum, Kanban và Waterfall. Tất cả những điều này đều có trong gói miễn phí, biến GoodDay thành một gói miễn phí linh hoạt và rộng rãi
GoodDay là phần mềm linh hoạt có thể đáp ứng các nhu cầu quản lý dự án đa dạng
Mỗi dự án bạn tạo có thể có một cách tiếp cận khác nhau. Bạn có thể thêm các dạng xem vào dự án của mình. Ngoài các chế độ xem này. Mỗi dự án đều có tab tổng quan cung cấp tổng quan về nhiệm vụ, sự kiện, người dùng và biểu đồ phân tích. Chế độ xem Công việc của tôi cung cấp thông tin tổng hợp về các nhiệm vụ, nhiệm vụ, lịch và dự án cá nhân được giao của bạn.
Khi thiết lập tài khoản GoodDay lần đầu tiên, bạn có thể chọn từ các mô-đun khác nhau, bao gồm: B. Ghi thời gian, Cổng thông tin khách hàng, Thanh toán. Ví dụ: mô-đun Khách hàng & Cổng thông tin khách hàng bao gồm các loại dự án theo khách hàng và mô-đun Nhân sự bao gồm các chế độ nhân sự, chẳng hạn như chế độ xem lịch nghỉ lễ.
Gói miễn phí của GoodDay bao gồm các dự án và nhiệm vụ không giới hạn cũng như quy trình công việc tùy chỉnh cho tối đa 15 người dùng. Đối với chế độ xem nâng cao (chẳng hạn như Gantt) cho tối đa 250 người dùng, hãy nâng cấp lên gói Chuyên nghiệp với giá $4/người dùng/tháng.
6. Microsoft Project
Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project đã không còn xa lạ với người dùng
Đặc điểm của phần mềm quản lý dự án Microsoft Project:
- Quản lý tập trung tất cả các dự án tham gia
- Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao nhận nhiệm vụ nhanh chóng. Hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả trên các thiết bị kết nối mạng
- Giao diện dạng bảng, lưới, danh sách… giúp cung cấp thông tin trực quan nhất
- Cung cấp hai loại giải pháp: dựa trên đám mây và tại chỗ (lưu trữ cục bộ)
- Đầy đủ tính năng giao, nhận, theo dõi, đánh giá công trình…
Tác dụng của phần mềm quản trị dự án?
Tác dụng của phần mềm quản trị dự án?
Sở hữu một phần mềm quản lý lịch trình dự án mang lại nhiều lợi thế cho một công ty, không chỉ về mặt lợi nhuận mà còn thúc đẩy tính tự giác và chủ động của nhân viên để giúp quản lý toàn bộ quy trình dự án. như sau:
Tiến độ công việc của từng dự án được quản lý chi tiết trên 1 hệ thống quy mô lớn, hạn chế tối đa tình trạng rò rỉ, nhầm lẫn thông tin.
Thúc đẩy mỗi cá nhân kiểm soát côTăng tương tác giữa các thành viên, phng việc của họ thông qua các tính năng lên lịch có sẵn trong phần mềm, thời gian bắt đầu và kết thúc, mục tiêu cụ thể, v.v.
Việc gửi và nhận thông tin được tự động hóa và thông báo liên tục đảm bảo không bỏ sót thông tin nào.
Phần mềm quản lý dự án giúp các công ty đánh giá chính xác hiệu suất của nhân viên và đề xuất tiền , khuyến mãi, v.v.
Tiết kiệm tối đa chi phí và nhân sự.
Ưu điểm của phần mềm quản lí dự án
Phần mềm quản lý dự án giúp bạn theo dõi thông tin, quản lý khách hàng hiệu quả, nâng cao tính tương tác, chia sẻ giữa khách hàng và nhà quản lý.
Tính năng cài đặt thời gian giúp nhân viên hoàn thành từng công đoạn đúng thời hạn.
Hỗ trợ chức năng giám sát từ xa, có thể cập nhật thông tin cuộc họp, góp ý dự án mọi lúc mọi nơi.
Phần mềm này cho phép người quản trị tải tài liệu, thông tin lên hệ thống lưu trữ một cách nhanh chóng mà không cần sử dụng ứng dụng.
Công cụ này có chức năng phân cấp/phân cấp riêng biệt. Mỗi thành viên có thể hiểu được vai trò và trách nhiệm của họ trong các dự án khác nhau và theo dõi họ để hoàn thành đúng hạn.
Người quản lý dự án có thể dễ dàng điều chỉnh các thay đổi trực tiếp với hệ thống chính.
Các thông tin mới luôn được công bố và cập nhật nhanh chóng, kịp thời để mọi người nắm được.
Các tính năng quản lý tài nguyên, phân công lao động và số lượng nhân viên tham gia giúp các công ty tiết kiệm ngân sách tối đa.
Một mô hình phần mềm quản lý thời gian có thể giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của dự án và tạo điều kiện cho sự phát triển kinh doan
Tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất là gì?
Sở hữu một phần mềm quản lý lịch trình dự án mang lại nhiều lợi thế cho một công ty, không chỉ về mặt lợi nhuận mà còn thúc đẩy tính tự giác và chủ động của nhân viên để giúp quản lý toàn bộ quy trình dự án. như sau:
Tiến độ công việc của từng dự án được quản lý chi tiết trên 1 hệ thống quy mô lớn, hạn chế tối đa tình trạng rò rỉ, nhầm lẫn thông tin.
Thúc đẩy mỗi cá nhân kiểm soát côTăng tương tác giữa các thành viên, phng việc của họ thông qua các tính năng lên lịch có sẵn trong phần mềm, thời gian bắt đầu và kết thúc, mục tiêu cụ thể, v.v.
òng ban qua từng dự án. Hình thành một quy trình cụ thể để tuân theo trong quá trình làm việc của bạn.
Việc gửi và nhận thông tin được tự động hóa và thông báo liên tục đảm bảo không bỏ sót thông tin nào.
Phần mềm quản lý dự án giúp các công ty đánh giá chính xác hiệu suất của nhân viên và đề xuất tiền , khuyến mãi, v.v.
Tiết kiệm tối đa chi phí và nhân sự.
Phần mềm quản lý dự án giúp bạn theo dõi thông tin, quản lý khách hàng hiệu quả, nâng cao tính tương tác, chia sẻ giữa khách hàng và nhà quản lý.
Tính năng cài đặt thời gian giúp nhân viên hoàn thành từng công đoạn đúng thời hạn.
Hỗ trợ chức năng giám sát từ xa, có thể cập nhật thông tin cuộc họp, góp ý dự án mọi lúc mọi nơi.
Phần mềm này cho phép người quản trị tải tài liệu, thông tin lên hệ thống lưu trữ một cách nhanh chóng mà không cần sử dụng ứng dụng.
Công cụ này có chức năng phân cấp/phân cấp riêng biệt. Mỗi thành viên có thể hiểu được vai trò và trách nhiệm của họ trong các dự án khác nhau và theo dõi họ để hoàn thành đúng hạn.
Người quản lý dự án có thể dễ dàng điều chỉnh các thay đổi trực tiếp với hệ thống chính.
Các thông tin mới luôn được công bố và cập nhật nhanh chóng, kịp thời để mọi người nắm được.
Các tính năng quản lý tài nguyên, phân công lao động và số lượng nhân viên tham gia giúp các công ty tiết kiệm ngân sách tối đa.
Một mô hình phần mềm quản lý thời gian có thể giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của dự án và tạo điều kiện cho sự phát triển kinh doan
Hỗ trợ bởi nhà thầu.
Mức độ khả thi khi triển khai.
Độ uy tín do nhà cung cấp cam kết đem tới.
Độ tin cậy và sử dụng phổ biến của phần mềm.
Xem xét tính năng phần mềm cần thiết để hỗ trợ một cách toàn diện và hữu ích.
Đảm bảo phần mềm quản lý dự án đó có đầy đủ các tính năng sau:
Biểu đồ Gantt (hay còn được gọi là biểu đồ Gantt trong tiếng Anh). Là trong những công cụ cổ điển được sử dụng rộng rãi trong quản lý tiến độ dự án ngày nay. Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dễ dàng xem những gì cần phải hoàn thành và những gì đã hoàn thành trước, sau hoặc đúng tiến độ. Biểu đồ này rất dễ tạo và cho phép người đọc dễ dàng xem công việc, tiến độ công việc và tổng thời gian cho các nhiệm vụ.
Phân công công việc cho người được giao và điều phối viên chịu trách nhiệm. Công việc tạo ra phải có người chịu trách nhiệm chính. Đối với những công việc phức tạp, cần sự phối hợp, phân công công việc cho những người có liên quan và gửi thông báo khi có cập nhật mới là vô cùng cần thiết. Tránh phiền nhiễu và luôn cập nhật công việc của bạn để đảm bảo các dự án đang đi đúng hướng.
Phân bổ nguồn lực và tài nguyên học thuật: Trong quá trình quản lý dự án, người quản lý dự án cần những công cụ hỗ trợ đắc lực để theo dõi bảng phân bổ nguồn lực cho tất cả các thành viên trong nhóm dự án. Workspace, một phần mềm quản lý dự án, cũng cho phép các thành viên trong nhóm phân công giờ làm việc và cộng tác thông qua bảng nhiệm vụ Kanban.
Chia sẻ và phản hồi thời gian thực, báo cáo khai thác.
Chức năng chia sẻ và phản hồi thời gian thực: Phản hồi thể hiện sự tương tác giữa các thành viên trong dự án và càng nhiều phản hồi thì công việc họ đang làm càng nghiêm túc. Ngoài ra, phản hồi phần mềm giúp tập trung dữ liệu và ngăn dữ liệu bị lan truyền trên nhiều kênh liên lạc khác. Để mang lại trải nghiệm thân mật cho người dùng, phần mềm quản lý dự án Workspace cũng cung cấp một bộ biểu tượng để cho phép người trả lời đính kèm các tài liệu liên quan.
Báo cáo khai thác: Báo cáo tiến độ luôn được coi là một phần quan trọng của dự án và không cần nhiều thời gian để tạo. Với phần mềm quản lý dự án, người dùng chỉ việc chọn loại báo cáo cần tra cứu và khoảng thời gian, chờ phần mềm tổng hợp rồi bấm nút kết xuất là xong.
Tuy nhiên, để có được các báo cáo chính xác yêu cầu cập nhật liên tục về tiến độ dự án và không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ, thậm chí bạn không cần phải có mặt ở văn phòng. Dễ dàng cập nhật tiến độ, xem phản hồi, xem tệp đính kèm, tải tài liệu và hơn thế nữa chỉ bằng cách đăng nhập vào ứng dụng phần mềm quản lý dự án của bạn trên bất kỳ thiết bị di động thông minh nào có kết nối internet.
Kết luận
Hy vọng bài viết hữu ích này giúp bạn biết nhiều hơn nữa đến những thông tin này cùng ưu điểm của phần mềm quản lý dự án. Nhờ một giải pháp như thế, bạn sẽ dễ dàng phân bổ hiệu quả các dự án. Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc điều phối phân bổ những dự án và tăng hiệu suất lao động của mình. Các dự án của bạn sẽ được hoàn thành đúng thời hạn, khách hàng của bạn sẽ tin tưởng, danh tiếng của bạn sẽ ngày càng tăng và doanh thu của bạn sẽ đi lên.