Tất tần tật về những phần mềm quản lý công việc hiện nay

Phần mềm quản lý công việc có thể giúp bạn và tổ chức của bạn giải quyết các vấn đề về phân công công việc, đảm bảo tiến độ dự án và gắn kết các phòng ban lại gần nhau hơn.

Phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung là tăng năng suất của nhân viên. Có nhiều ứng dụng quản lý công việc khác nhau trên thị trường ngày nay. Để chọn phần mềm phân công công việc phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, hãy cùng tìm hiểu 20 phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay trong bài viết này nhé.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Chuyển đổi số hiện nay đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ. Việc sử dụng phần mềm trong quy trình quản lý công việc là cần thiết và làm càng sớm càng tốt. Vậy lợi ích của phần mềm quản lý công việc đối với doanh nghiệp và người lao động là gì?

Đối với quản lý

• Dễ dàng xem trạng thái và tiến độ của tất cả các dự án và công việc của bạn.
• Thật dễ dàng để đánh giá tiến độ của từng nhiệm vụ con và bao quát toàn bộ dự án.
• Phần mềm quản lý công việc giúp nhà quản lý nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên
• Dữ liệu dự án đã hoàn thành và đang diễn ra được lưu trữ an toàn
• Thông báo, lịch làm việc và nhắc deadline để bạn không bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng nào.
• Hệ thống báo cáo theo thời gian thực cho phép ứng dụng maps dễ dàng đánh giá năng suất của nhân viên.
• Phần mềm quản lý công việc trực tuyến có sẵn để theo dõi nhân viên từ xa dễ dàng hơn.

Đối với nhân viên

Sử dụng phần mềm để phân công công việc hàng ngày cho nhân viên cũng là điều cần thiết. Để đảm bảo nhân viên hoàn thành công việc được giao.

• Nắm được rõ ràng về thứ tự các công việc, việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau.
• Người dùng phần mềm quản lý công việc sẽ được ứng dụng nhắc nhở công việc mọi lúc mọi nơi khi chưa hoàn thành.
• Hiểu được cụ thể về nội dung công việc của bộ phận hoặc công ty.
• Bàn giao và thảo luận tốt hơn với đồng nghiệp khi làm việc nhóm.

Phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp

AMIS Công việc

Đây là ứng dụng quản lý và phân công công việc rất hiệu quả. Được phát hành bởi Công ty Cổ phần MISA. AMIS Công việc được thừa hưởng nhiều lợi thế từ đội ngũ lập trình phần mềm giàu kinh nghiệm. Với thế mạnh là nền tảng MISA AMIS về kế toán và quản trị doanh nghiệp nói chung. Từ đó đến nay, sản phẩm được xếp vào top phần mềm quản lý công việc tốt nhất Việt Nam.

AMIS Công việc đáp ứng tất cả các kỹ năng quản lý dự án và công việc từ cơ bản đến nâng cao cho các công ty thuộc nhiều lĩnh vực như sản xuất, dịch vụ, xây dựng, giáo dục,… và phù hợp với mọi quy mô công ty từ nhỏ đến lớn.

Đây là phần mềm quản lý công việc hoàn toàn bằng tiếng Việt với giao diện và cách sử dụng đơn giản. Đội ngũ quản lý và nhân viên làm việc hiệu quả, khoa học.

Ưu điểm phần mềm AMIS Công việc

• Ứng dụng phân công nhiệm vụ này có nhiều tính năng như tạo plan, dự án mới, lên lịch, phân công lao động, giám sát và theo dõi tiến độ, ghi chú, đánh giá, nhiệm vụ hàng ngày, v.v.
• Đề xuất một danh sách và sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn theo mức độ khẩn cấp.
• Các mẫu giải pháp chấm công và chấm công được thiết kế đặc biệt cho các ngành và lĩnh vực khác nhau.
• Điều khiển từ xa nơi mọi người làm việc.
• Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS có sẵn trên nhiều thiết bị (di động, PC, laptop, máy tính bảng…) phù hợp với hệ điều hành (Android, iOS, trình duyệt web…).
• Chi phí cài đặt và sử dụng phần mềm phụ thuộc vào quy mô của công ty bạn.
• Hỗ trợ miễn phí trong suốt quá trình sử dụng (Hotline hỗ trợ tư vấn của MISA, website help.amis.vn, nhóm cộng đồng Facebook,…)
• Khả năng liên kết với các phần mềm khác trong Nền tảng quản trị doanh nghiệp tích hợp MISA AMIS.
• Tất cả dữ liệu của bạn được kết nối đầy đủ, chắc chắn dữ liệu của bạn được an toàn.

Mặc dù phần mềm quản lý công việc MISA AMIS vừa ra mắt, nhưng được sản xuất bởi Công ty Cổ phần MISA – công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam. Do đó, nó được tối ưu hóa với nhiều tính năng hiện đại nhằm mang đến cho người dùng trải nghiệm tốt nhất.

Ứng dụng Asana

Asana được công nhận là phần mềm quản lý dự án, công việc, thời gian, nguồn lực tối ưu đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các nhà quản lý muốn quản lý khối lượng công việc đồ sộ của công ty mình.

Sử dụng với các giao diện web và ứng dụng dành cho thiết bị di động được thiết kế để giúp các nhóm trong tổ chức hoặc toàn bộ tổ chức của bạn có thể sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xem tổng quan, chi tiết dự án và theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban và danh sách việc cần làm,…

Đặc điểm ứng dụng Asana

• Miễn phí cho nhóm tối đa 15 người. 
• Giao diện phần mềm đơn giản, không có phiên bản tiếng Việt, thiết kế khoa học và chuyên nghiệp, dễ dàng sử dụng cho mọi người. 
• Cộng tác Asana: bao gồm các công việc như tạo công việc, phân công nhiệm vụ, lên lịch và thời hạn làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, chú thích và thảo luận công việc bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập đến tên thành viên. 
• Khả năng liên kết các nhiệm vụ với nhiều dự án – không trùng lặp. Điều này hữu ích khi các nhiệm vụ song song kéo dài nhiều mục tiêu hoặc ngày đến hạn áp dụng cho nhiều dự án. 
• Lập kế hoạch và theo dõi tổng quan dự án: Bạn có thể xem các dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày đến hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. 
• Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng nó có tính năng Timeline cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả công việc dự án của bạn.

Nếu như Timeline không đáp ứng yêu cầu của công ty, người quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ một cách trực quan hơn. Một danh sách phân loại công việc từ lớn đến nhỏ giúp người quản lý theo dõi toàn bộ dự án.

Báo cáo trực quan cập nhật theo thời gian thực giúp bạn đánh giá ngay hiệu quả của dự án.

Các tính năng nổi bật của ứng dụng Asana

Trong phiên bản miễn phí, Asana chỉ có một biểu đồ báo cáo tiến độ cho mỗi dự án cho biết có bao nhiêu nhiệm vụ đã hoàn thành và bao nhiêu nhiệm vụ còn lại, trong khi đó phiên bản trả phí mở ra một báo cáo chi tiết hơn.

• Phân quyền cho người dùng: Asana có phân quyền công khai/riêng tư cho các dự án và nhiệm vụ. 
• Chi phí sử dụng: Asana cung cấp phiên bản miễn phí với tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản, v.v. và cho phép tối đa 15 người dùng. Tuy nhiên, đối với tư cách thành viên lớn hơn, bạn sẽ cần sử dụng bản nâng cấp có giá 9,99 USD/người dùng/tháng. Với bản phát hành này, Asana mới cung cấp nhiều tính năng hơn như tìm kiếm việc làm nâng cao, thêm các trường tùy chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án, v.v. 
• Với các tính năng trên, Asana lý tưởng cho các công ty có mô hình cộng tác đa chức năng yêu cầu một người tham gia vào nhiều dự án và phòng ban khác nhau. Tại thời điểm này, Asana không chỉ giúp các nhóm cộng tác hiệu quả mà còn giúp các nhà quản lý giám sát công việc tổng thể giữa các phòng ban và dự án.

Công cụ Faceworks 

Phần mềm theo dõi tiến độ công việc của Faceworks hỗ trợ người dùng một nền tảng website có thể điều chỉnh dễ dàng và linh hoạt theo nhu cầu của bạn. Phần mềm được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây nên thao tác nhanh chóng, dễ dàng với tính bảo mật cao. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng khi có Internet.

Ưu điểm

• Sử dụng máy tính trên nền tảng website
• Quản lý đa lĩnh vực
• Có tính bảo mật cao.

Nhược điểm

• Công cụ Faceworks chỉ đáp ứng được nhu cầu của các công ty vừa và nhỏ.
• Tối ưu chưa thực sự tốt cho người Việt.

Phần mềm Wrike 

 Tương tự Anasa, Wrike là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ. Wrike không chỉ thay thế cho email, mà còn thay thế hầu hết các công cụ làm việc khác. Đây là phần mềm được lựa chọn hàng đầu cho các giải pháp quản lý dự án miễn phí và đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp không có nhiều vốn.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm có thể thiết lập nhanh chóng, Wrike có thể dành cho bạn.

Đặc điểm

• Cộng tác: đầy đủ chức năng như tạo, gán, chú thích, đánh dấu công việc và khả năng liên kết các nhiệm vụ với nhiều dự án…
• Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái dự án: Wrike quản lý thời gian cho từng nhiệm vụ rất chính xác và cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khi đặt thời hạn cho các nhiệm vụ.
• Đặt deadline công việc theo backlog (thời lượng) theo ngày cụ thể hoặc theo các mốc (cần hoàn thành bao nhiêu phần trăm công việc)…và với chế độ xem dự án bằng biểu đồ Gantt và theo khối lượng công việc của từng nhân viên, Wrike giúp nhà quản lý thấy được cách sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất, vô cùng hữu ích cho việc tối ưu hóa công việc.
• Báo cáo theo thời gian: Wrike có thể xuất các biểu đồ báo cáo theo thời gian thực được tùy chỉnh theo nhu cầu của người quản lý đối với các phiên bản trả phí. Bạn có thể yêu cầu phần mềm báo cáo theo dự án, hoặc nhiệm vụ với tính năng lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày kết thúc hoặc tên thành viên, ngày bắt đầu, xuất biểu đồ báo cáo theo thời gian thực, báo cáo tiến độ công việc,…
• Quyền của người dùng: Wrike cho phép bạn cấp các quyền cơ bản của người dùng trong phiên bản miễn phí, bao gồm quyền truy cập vào bảng quản trị, khả năng đặt ngày làm việc và ngày lễ cũng như khả năng xóa tài khoản thành viên.

Phiên bản Professional

Wrike miễn phí cho tối đa 5 người dùng với các tính năng cơ bản như: tích hợp với Google Drive, chia sẻ tài liệu, quản lý tác vụ, Dropbox và Office 365. Phiên bản miễn phí này chỉ cho phép người dùng có dung lượng lưu trữ 2GB.

Với phiên bản Professional có giá 9,8 USD/người dùng/tháng cho nhóm 5-15 người, Wrike mở khóa thêm các tính năng biểu đồ Gantt, tăng dung lượng lưu trữ lên 5GB, Microsoft Project, Excel, RSS,.. Cho phép tích hợp với các tính năng nâng cao hơn như tùy chỉnh quy trình làm việc, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo chỉ thiết lập với gói Doanh nghiệp ở mức 24,8 USD/người dùng/tháng. 

Để tận dụng tối đa phần mềm này, bạn cần phải trả một mức phí. Những phân tích trên làm cho Wrike trở thành một phần mềm quản lý tác vụ phù hợp cho các tổ chức lớn có nhu cầu quản lý dự án cao. Đối với các nhóm nhỏ dưới 5 thành viên, phiên bản miễn phí của Wrike là một lựa chọn quản lý công việc tuyệt vời với chức năng hạn chế nhưng rất cơ bản và cần thiết.

Phần mềm Jira Software

Jira Software là phần mềm quản lý dự án linh hoạt được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian. Công cụ này được thiết kế để giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi các dự án bằng cách sử dụng phương pháp quản lý linh hoạt (phương pháp hướng đến hiệu suất, liên tục phát hành các phiên bản sản phẩm cập nhật dựa trên phản hồi của khách hàng).

Các nhóm phần mềm có thể sử dụng Jira để lập kế hoạch, theo dõi, phê duyệt và báo cáo về phần mềm mới hoặc cập nhật. Bạn cũng có thể sử dụng Jira để theo dõi các vấn đề trong quá trình phát triển và phân phối sản phẩm.

Tính năng thông minh

Giao diện người dùng: Khá phức tạp. Sử dụng quy trình công việc một cách hiệu quả cần có thời gian để làm quen và thích nghi.

• Jira hỗ trợ các phương pháp làm việc nhanh nhẹn với giao diện bảng Scrum và Kanban. Người dùng có thể sử dụng một số mẫu dự án có sẵn trong Jira, chẳng hạn như tạo khách hàng tiềm năng, phê duyệt tài liệu và mẫu phát triển phần mềm với quy trình làm việc tiêu chuẩn. 
• Người quản lý cũng có thể tự tùy chỉnh quy trình làm việc. Không đề cập đến các tính năng cơ bản như theo dõi thời gian, cộng tác, v.v., Jira còn vượt lên trên, giúp người quản lý tùy chỉnh và kiểm soát hầu hết mọi khía cạnh.

Ví dụ: Jira có các tính năng tự động hóa như điều kiện và trình xác thực cho phép quản trị viên đặt các tham số nhất định, cho phép phần mềm tự động xác định xem một tác vụ đã hoàn thành có được chấp nhận thành công hay không. Jira có chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt hoặc theo khối lượng công việc của thành viên giúp người quản lý dễ dàng phân bổ nguồn lực.

Tích hợp: Jira tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ ba. Tích hợp công cụ dành cho nhà phát triển, mạng lưới hàng nghìn tiện ích bổ sung của Atlassian và các API mở cho phép Jira hoạt động với nhiều loại công cụ khác nhau.

Đặc điểm của phần phềm Jira

Báo cáo: Jira cung cấp hơn một chục báo cáo khác nhau để phân loại dữ liệu của bạn để bạn có thể dễ dàng xem khối lượng công việc, quy trình làm việc và công việc tồn đọng của mình. Biểu đồ màu này giúp cho các doanh nghiệp phân tích báo cáo nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Phân quyền người dùng: Jira có tính năng phân quyền rất chi tiết, không chỉ phân quyền cho các dự án thông thường mà tất cả các tác vụ. Hạn chế quyền xem đối với các vai trò khác nhau trong một dự án rất hữu ích khi các đối tác bên ngoài (người làm việc tự do, khách hàng, v.v.) làm việc trên cùng một hệ thống và giúp nhóm kỹ thuật bảo vệ thông tin độc quyền của công ty. 

Chi phí sử dụng: Jira có bản dùng thử miễn phí 7 ngày cho phép bạn dùng thử tất cả các tính năng được đề cập ở trên. Sau 7 ngày, bạn có tùy chọn sử dụng phiên bản trả phí với mức giá được xác định theo quy mô nhóm của bạn và việc bạn sử dụng đám mây hay máy chủ. Đối với phiên bản đám mây, nhóm 10 người là $10/tháng và nhóm 11-100 là $7/người dùng/tháng.

Jira là một phần mềm quản lý dự án rất đặc biệt, hoàn hảo cho các nhóm công nghệ, nhóm phát triển phần mềm và nhóm áp dụng theo phương pháp agile.

Phần mềm quản lý công việc cá nhân

Microsoft – Microsoft Project

Giống như Microsoft OneNote, Microsoft Project là phần mềm của Microsoft cung cấp các ứng dụng chuyên nghiệp để quản lý công việc cá nhân và nhóm. Microsoft Project, được biết đến với các ứng dụng soạn thảo và bảng tính, có các ưu điểm như hình ảnh phong phú, thông tin chi tiết và dễ sử dụng.

Ưu điểm:

• Lên plan công việc hàng ngày
• Lập plan cho dự án mới của bạn và dễ dàng tạo các lộ trình rõ ràng, tùy chỉnh trong ứng dụng
• Tạo dự án mới và theo dõi tiến độ trong biểu đồ bảng, lưới hoặc Gantt
• Khả năng xem báo cáo danh sách công việc theo tiến độ, thời gian hoàn thành, năng suất công việc
• Quản lý tài nguyên, thông tin dự án…

Tick Tick

Phần mềm Tick Tick cho phép bạn tạo lịch làm việc hàng ngày khoa học áp dụng cho cá nhân và được tích hợp bộ đếm thời gian Pomodoro. Nhắc nhở bạn hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết sắp tới.

Ưu điểm:

• Ngoài ra còn có phiên bản miễn phí nhưng số lượng người dùng bị hạn chế
• Dễ dàng thảo luận và chia sẻ danh sách việc cần làm với đồng nghiệp
• Phần mềm này có khả năng ghi chú và đặt ngày đến hạn cho từng nhiệm vụ
• Sở hữu tính năng “My day” sẽ giúp bạn cập nhật công việc mình làm theo ngày, theo tuần hợp lý nhất.

Phần mềm Any.Do

Any.Do là công cụ quản lý lịch tiện ích, cho phép bạn quản lý và nhắc nhở bản thân về tất cả các nhiệm vụ và công việc cần thực hiện mỗi ngày. Ứng dụng liệt kê danh sách việc cần làm. Chỉ cần nhập nếu bạn đã hoàn tất và cài đặt lời nhắc tùy chỉnh. Công cụ phân công công việc có thiết kế giao diện “kéo thả” hiện đại, dễ dàng thao tác, làm nổi bật trạng thái công việc chỉ bằng thao tác kéo thả đơn giản.

Ưu điểm:

• Dễ dàng tạo ghi chú và đính kèm hình ảnh, video hoặc thu âm.
• Xem các nhiệm vụ hàng ngày của bạn để quản lý các mục tiêu của bạn và luôn đi đúng hướng. Tuy nhiên, tính năng này không phù hợp với các tác vụ chạy trong thời gian dài. Tích hợp sử dụng và cộng tác với các trợ lý như Google Assistant, Alexa và Siri

Nhược điểm:

• Ban đầu có thể khó điều hướng
• Nhiệm vụ bị phân mảnh và có thể gây nhầm lẫn.

Todoist

Một công cụ quản lý tác vụ được phát triển trên nền tảng đám mây hiển thị danh sách tác vụ đơn giản và dễ hiểu. Phần mềm này hỗ trợ bạn tạo và quản lý tác phẩm của mình mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều thiết bị khác nhau.

Ưu điểm:

• Nhắc nhở và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng
• Phần mềm có thể cài đặt trên nhiều thiết bị khác nhau
• Phần mềm miễn phí cho tối đa 5 người sử dụng

Zapier

Zapier là phần mềm quản lý tác vụ cá nhân tích hợp với các ứng dụng văn phòng khác như Gmail và Dropbox,…

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng, kết nối chỉ với vài cú click chuột.
• Bạn có thể liên kết với hàng ngàn ứng dụng.
• Quản lý công việc và thời gian một cách đơn giản.

Phần mềm quản tiến độ công việc theo mục tiêu

Weekdone

Công cụ quản lý làm việc nhóm của Weekdone giúp bạn theo dõi tiến độ và quản lý hiệu quả công việc của nhóm. Phần mềm giúp bạn tổ chức và phân công công việc một cách hợp lý và tăng hiệu quả. 

Ưu điểm:

• Weekdone cho phép người dùng đặt mục tiêu, quản lý và theo dõi các tác vụ.
• Định dạng cây phân cấp giúp dễ dàng tích hợp và liên kết các mục tiêu của nhóm. 
• Các chức năng quản trị và check-in thường xuyên (thường là hàng tuần). Giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách xem tổng quan nhanh về nhiệm vụ và trạng thái nhóm. Hệ thống báo cáo của phần mềm được trình bày rõ ràng.

Perdoo

Đây là ứng dụng hoạt động dựa trên mô hình OKR, phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. 

Ưu điểm:

• Perdoo áp dụng các mô hình KPI và OKR để cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan đầy đủ nhất có thể về các mục tiêu và hành động cần thiết để theo đuổi các mục tiêu đã đề ra. 
• Ứng dụng hỗ trợ đăng ký hàng tuần và có thể được tùy chỉnh để hiển thị thông tin cập nhật theo các điểm đến quan trọng và khẩn cấp. 
• Phần báo cáo của Perdoo cung cấp một cái nhìn đầy đủ và thực tế về các chỉ số kết quả và tiến độ chính. Từ đó ban lãnh đạo đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời. Người dùng ứng dụng có thể dễ dàng trò chuyện và giao tiếp hiệu quả với nhau.

Phần mềm Lattice

Là phần mềm quản lý thời gian và công việc hiệu quả, tích hợp 2 chức năng đánh giá tiến độ và quản lý mục tiêu. Công cụ hoàn hảo cho các công ty có văn hóa làm việc dựa trên nhiệm vụ và mục tiêu rõ ràng. 

Ưu điểm:

• Lattice áp dụng mô hình OKR giúp nhân viên dễ dàng nhìn thấy mục tiêu và có hành động phù hợp mỗi khi sử dụng phần mềm. 
• Các nhà quản lý được yêu cầu điền vào bảng câu hỏi để kiểm tra tiến độ và kế hoạch. Nhân viên có thể cung cấp thông tin phản hồi hoặc cung cấp hỗ trợ. Nội dung này có thể là công khai hoặc riêng tư. 
• Báo cáo: Công cụ này cho phép bạn dễ dàng xem các báo cáo và lọc dữ liệu bạn cần theo các nhóm như: Tuổi tác, giới tính, kỹ năng…
• Lưới có thể được tích hợp vào nhiều ứng dụng bao gồm: G Suite, Ứng dụng,…

Công cụ Vtranet

Vtranet là phần mềm quản lý công việc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Khi áp dụng phần mềm phân công công việc này, bạn có thể tiết kiệm thời gian quản trị, thống kê và tra cứu, đo lường hiệu quả công việc một cách nhanh chóng.

Ưu điểm:

• Giao diện khoa học dễ sử dụng
• Rất nhiều tính năng để người dùng quản lý và tạo công việc.
• Thống kê hiệu quả công việc
• Lập kế hoạch và lưu tiến độ công việc.

Nhược điểm:

• Nhập dữ liệu đầu vào mất thời gian
• Phải mất một thời gian dài để người dùng quen với việc sử dụng phần mềm.

Ứng dụng Cloud Office

Phần mềm hỗ trợ người dùng trực tuyến cho phép người dùng quản lý, chia sẻ công việc mọi lúc, mọi nơi và lưu trữ dữ liệu, tài liệu, hồ sơ.

Ưu điểm:

• Dễ dàng để chia sẻ và trao đổi công việc với đồng nghiệp thông qua phần mềm. 
• Ứng dụng này được xây dựng để sử dụng trên các nền tảng thiết bị Android, iOS, Windows và macOS. Đầy đủ các chức năng hỗ trợ hoạt động văn phòng. 

Nhược điểm:

• Phần mềm dành nhiều thời gian để thiết lập và tạo các mục công việc
• Hệ thống báo cáo kế hoạch công việc chưa chi tiết.

Phần mềm theo dõi tiến độ công việc nhóm

Microsoft Teams

Microsoft Teams là phần mềm quản lý cộng tác thuộc hệ sinh thái Office 365. Đây là công cụ tích hợp nhiều tính năng như chat, gọi video, hội thảo, chia sẻ tài liệu, v.v. Đây được coi là ứng dụng tất cả trong 1.

Ưu điểm:

• Từ việc lập lịch làm việc, ghi chú đến tệp chụp màn hình, bản ghi và chú thích trực tiếp, tất cả các quy trình công việc đều được tự động hóa. 
• Được liên kết với nhiều công cụ Office 365 khác nhau để dễ dàng tích hợp để chia sẻ và truyền tệp dữ liệu.

Phần mềm Monday.com

Đây là công cụ quản lý công việc thường được các nhóm sử dụng để quản lý và làm việc từ xa. Phần mềm này có thể tích hợp nhiều thông tin vào một nền tảng duy nhất. 

Ưu điểm:

• Bạn có thể cài đặt cấu hình theo nhu cầu của công ty
• Kế hoạch làm việc được hiển thị dưới dạng lịch trình, biểu đồ, kanban, mốc thời gian, v.v.
• Tích hợp với nhiều phần mềm khác nhau như Dropbox, Zapier, Slack, Zoom, Email, Microsoft Teams, v.v. Các nhóm có thể dễ dàng cập nhật công việc, báo cáo tiến độ, chia sẻ và trò chuyện trên cùng một nền tảng. Báo cáo rõ ràng, dễ hiểu
• Ngoài quản lý cộng tác, phần mềm hỗ trợ tạo tài khoản khách để phân quyền chặt chẽ. 

Nhược điểm:

• Là phần mềm của các nhà cung cấp nước ngoài, rào cản lớn nhất chính là ngôn ngữ trong quá trình sử dụng và hỗ trợ. 
• Chi phí sử dụng phần mềm khá cao so với các phần mềm theo dõi tiến độ công việc tại Việt Nam.

Ứng dụng MYXTEAM

Phần mềm theo dõi tiến độ công việc MYXTEAM mang đến sự thuận tiện cho quá trình quản lý nhân sự và quản lý lao động. Có thể ghi lại công việc của bạn, Myxteam có sẵn cho cả Android và IOS và trên nhiều thiết bị như máy tính để bàn và thiết bị di động.

Ưu điểm:

• Phân công công việc đơn giản
• Thảo luận trực tiếp nhanh chóng và thuận tiện
• Dễ dàng báo cáo và theo dõi tiến độ công việc
• Hỗ trợ tiếng Việt

Nhược điểm:

• Các báo cáo của phần mềm quản lý công việc MyXtem còn rất đơn giản, thiếu các số liệu chi tiết để hỗ trợ cho công việc đối chiếu, thay đổi.

Phần mềm Bitrix24

Bitrix24 là phần mềm để người dùng quản lý công việc, nội bộ và hệ thống điện tử. Bitrix24 có sẵn trên nhiều nền tảng: Điện thoại Android, iOS hoặc máy tính xách tay, máy tính Windows, macOS,…Bitrix24 cho phép quản lý khối lượng công việc liên tục. Nhiệm vụ được hiển thị dưới dạng biểu đồ và biểu đồ Gantt.

Phần mềm này giúp bạn liên lạc và phối hợp nhanh chóng với đồng nghiệp và bạn bè dựa trên các thiết bị điện tử và email. 

Ưu điểm:

• Sử dụng trên đa nền tảng: Android, iOS, Windows, macOS, cross-link. 
• Đầy đủ các chức năng mới nhất và phù hợp nhất cho người dùng. 
• Dễ dàng theo dõi công việc của bạn, quản lý khách hàng và nhân viên nội bộ của bạn…

Nhược điểm:

• Tốc độ tải có thể chậm
• Chưa tích hợp nhiều tính năng, module để quản lý công việc hiệu quả

Phần mềm Base Wework

Phần mềm này được phát triển tại Việt Nam. Thực hiện các chức năng phần mềm công việc cơ bản như lập lịch trình, cộng tác và báo cáo.

Ưu điểm:

• Quản lý công việc linh hoạt với nhiều giao diện khác nhau (bảng, biểu đồ Gantt, danh sách, v.v.)
• Các loại báo cáo khác nhau phù hợp với các bộ phận
• Chi phí sử dụng hợp lý
• Phù hợp với hầu hết các công ty tại Việt Nam.

Nhược điểm:

• Các báo cáo vẫn ở mức cơ bản và chỉ đáp ứng nhu cầu cơ bản của người dùng
• Khả năng ủy thác công việc chưa được tốt cho người dùng.
• Nhập dữ liệu vẫn mất thời gian
• Ngôn ngữ không phải tiếng Việt 100%

Phần mềm quản lý công việc miễn phí

Phần mềm Trello

Trello là một phần mềm có cả ở các phiên bản trả phí và miễn phí, là công cụ phân công nhiệm vụ và danh sách công việc cần làm yêu thích của mọi người. Thiết kế tối giản, dễ sử dụng giúp các cá nhân và nhóm dễ dàng theo dõi quy trình công việc, phân chia nhiệm vụ và cộng tác trong Trello.

Ưu điểm:

• Nhìn vào giao diện, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy tất cả các vấn đề dự án cần giải quyết. Giao diện của Trello giống như ghi chú dán nên rất dễ sử dụng hàng ngày. Quy trình làm việc của công ty được tự động hóa.
• Dễ dàng tìm hiểu các tính năng cơ bản như chia sẻ công việc, ghi chú và theo dõi tiến độ dự án. 
• Nó có thể được sử dụng trên tất cả các thiết bị chính như điện thoại di động, PC và máy tính xách tay và chất lượng được đảm bảo.

Nhược điểm:

• Là một phần mềm tuyển dụng nước ngoài, Trello vẫn chưa phù hợp lắm để quản lý các công ty ở nước ta. Chưa có tính năng thảo luận hoặc tương tác trong ứng dụng
• Không có báo cáo chi tiết và tổng kết tiến độ công việc. Nó không hiệu quả lắm nếu các công ty muốn tối ưu hóa thời gian của họ.

Phần mềm Tictop

Phần mềm quản lý tác vụ TicTop là một ứng dụng cho phép bạn cá nhân hóa các tác vụ trực tuyến của mình và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Phần mềm này tiết kiệm tài nguyên, giúp tìm kiếm dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí.

Ưu điểm:

• Giao diện dễ dàng sử dụng
• Quản lý tập tin thông minh
• Quản lý thời gian hiệu quả
• Việc tạo công việc được đơn giản hóa 

Phần mềm Izwork

Công cụ quản lý công việc Izwork cho phép bạn quản lý các quy trình (tiến độ dự án và làm việc theo nhóm) một cách dễ dàng và hiệu quả. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, phần mềm quản lý công việc trực tuyến này giúp bạn dễ dàng tạo danh sách công việc và phân chia công việc.

Izwork còn tự động sắp xếp công việc một cách khoa học, cập nhật liên tục trạng thái công việc, chia sẻ dữ liệu trực tuyến an toàn và không giới hạn dung lượng lưu trữ.

Ưu điểm:

• Tích hợp web đa nền tảng
• Dễ dàng sử dụng
• Giao việc nhanh
• Báo cáo liên tục
• Bảo vệ tài liệu nội bộ

Nhược điểm:

• Phần mềm còn khá chậm
• Không có nhiều mẫu có sẵn cho các dự án trong các lĩnh vực khác nhau.

Phần mềm FastWork

Phần mềm giao việc giúp người quản lý và nhân viên quản lý công việc hiệu quả. Phần mềm phân công công việc này còn cho phép người quản lý theo dõi toàn bộ công việc mà nhân viên của mình đang thực hiện trên một màn hình.

Ưu điểm:

• Lên lịch làm việc nhanh chóng và phù hợp cho công ty riêng của bạn
• Dễ dàng gán và điều chỉnh
• Quản lý tác vụ đơn giản và tập trung
• Báo cáo trực quan

Nhược điểm:

• Phần mềm mới ra mắt nên trải nghiệm chưa mượt
• Rất tốn kém để sử dụng.

Google Task

Đây là phần mềm hàng đầu trong hệ sinh thái Google. Ứng dụng này rất hữu ích để nhắc nhở bạn về lịch làm việc của mình. Ngoài ra, nền tảng còn cung cấp khả năng đồng bộ qua Gmail, Google Calendar. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết các nhiệm vụ của mình một cách tối ưu.

Ưu điểm:

• Đây là một ứng dụng thay đổi công việc hoàn toàn miễn phí
• Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của Google
• Cập nhật trạng thái công việc khi hoàn thành và ghi chú những chi tiết quan trọng
• Công việc con được khởi tạo dễ dàng.

Tiêu chí lựa chọn các phần mềm quản lý công việc

Tiêu chí lựa chọn các phần mềm quản lý công việc 

Dưới đây là 7 tiêu chí quan trọng nhất quyết định sự lựa chọn của bạn về phần mềm quản lý công việc. 

• Tính năng của phần mềm. Phần mềm phân công nhiệm vụ phải có khả năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, báo cáo, phê duyệt người dùng, phân loại, sắp xếp và chia sẻ công việc. 
• Dễ sử dụng. Thao tác phải đơn giản, giao diện dễ sử dụng, tích hợp sẵn ngôn ngữ tiếng Việt. Giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm hiểu và sử dụng. 
• Giá cả. Sản phẩm có giá thành hợp lý với quy mô công ty. Giá thành phù hợp với nhu cầu sử dụng của quý khách hàng. 
• Hỗ trợ từ Nhà cung cấp. Chính sách bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật sử dụng, nâng cấp sản phẩm, chế độ bảo hành,… Cần được làm rõ. 
• Khả năng triển khai. Đảm bảo phần mềm của nhà cung cấp tương thích và tương thích trên các thiết bị. Thích hợp cho công ty và người dùng. 
• Danh tiếng của nhà cung cấp. Bạn nên chọn ứng dụng được phát triển bởi nhà cung cấp có uy tín. 
• Tính phổ biến của ứng dụng. Phần mềm quản lý lịch làm việc được nhiều công ty sử dụng và lựa chọn. Nên các vấn đề về phần mềm có thể được giải quyết dễ dàng.

Tổng kết

Trên đây là tất tần tật thông tin bổ ích. Cung cấp những kiến ​​thức quý báu, cái nhìn đa chiều. Là nền tảng tin cậy giúp các nhà quản lý có những điều chỉnh phù hợp. Và đúng đắn đối với quy trình làm việc trong quá trình “chuyển đổi số” của công ty.

Chúng tôi hy vọng bài viết này mang lại cái nhìn sâu sắc có giá trị về các ứng dụng, phần mềm quản lý công việc thông tin. Từ đó bạn sẽ có lựa chọn phù hợp để lựa cho mình một phần mềm quản lý công việc hợp lý. 

Câu hỏi thường gặp