Kinh doanh quán cà phê sẽ cần phần mềm quản lý, đặc biệt nếu bạn có nhân viên để điều hành doanh nghiệp của mình. Tính tiền cho khách hàng nhanh chóng, chính xác và chống gian lận là những lợi ích rõ ràng nhất khi áp dụng phần mềm quản lý quán cà phê vào quy trình hoạt động của bạn.
Bạn là chủ quán cà phê và đang chuẩn bị kinh doanh hoặc đã mở quán. Họ muốn điều hành quán cà phê một cách đơn giản và khoa học hơn. Hãy để bài viết này giới thiệu cho bạn những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý quán cà phê và top 9 phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất.
Tìm hiểu về phần mềm quản lý quán cafe
Phần mềm quản lý quán cà phê là gì? Phần mềm quản lý quán cà phê là một loại phần mềm quản lý bán hàng giúp tự động hóa các hoạt động vận hành, cung cấp và quản lý dịch vụ của một quán cà phê hay chuỗi cửa hàng cà phê.
Phần mềm quản lý quán cafe
Một vấn đề phổ biến có thể xảy ra khi bạn không sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê
- Nhân viên ghi order rất chậm và gọi sai món có thể khiến khách hàng cảm thấy khó chịu.
- Không thể làm hết công việc.
- Khách hàng phàn nàn vì việc thanh toán cho họ mất nhiều thời gian và đôi khi còn tính sai số tiền.
- Thống kê doanh số, hiệu suất khá mệt mỏi. Mỗi tối về, chủ quán lại phải lấy sổ sách ra đối chiếu xem có chính xác không. Việc này tốn nhiều thời gian để điều hành cửa hàng và cũng ít thời gian dành cho gia đình và các mối quan hệ khác.
Chưa đến 30% quán cà phê tại Việt Nam sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Đôi khi họ sợ phải thay đổi phong cách lãnh đạo truyền thống của mình, và những lúc khác họ nghĩ rằng lãnh đạo theo cách đó là ổn. Phần mềm quản lý quán cà phê có thể giúp giải quyết mọi nhu cầu quản lý quán cà phê của bạn.
Quản lý bằng phần mềm quản lý quán cafe giúp doanh nghiệp của bạn vận hành nhanh hơn, dễ dàng hơn và chính xác hơn. Từ đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tìm kiếm khách hàng và nhiều thời gian hơn cho gia đình và các mối quan hệ khác.
Tính năng của phần mềm quản lý quán cafe
- Phần mềm quản lý quán cafe có một số tính năng nổi bật như:
- Quản lý danh mục sản phẩm, giá bán và bảng phòng café.
- Đặt hàng, lưu, bán, tính toán và in hóa đơn.
- Bạn có thể quản lý nhân viên cửa hàng theo vai trò, vị trí, ca làm việc và phân chia nhân viên làm việc với phần mềm của bạn khi họ đi đúng ca.
- Giúp nhân viên thu ngân tính tiền một cách chính xác.
- Ứng dụng quản lý có thể cài đặt trên nhiều thiết bị và quản lý từ xa mọi lúc, mọi nơi.
- Tích hợp với nhiều thiết bị phần cứng như máy POS mini để thực hiện tính tiền và xuất hóa đơn cho khách hàng.
Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý quán cafe
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê
Quản lý danh sách sản phẩm, giá bán, đặt bàn
Bạn có thể dễ dàng tạo danh sách tóm tắt sản phẩm, giá cả, phòng của cửa hàng theo ý riêng. Thay đổi giá bán cũng rất dễ dàng ở bất cứ nơi nào bạn có internet. Ngoài chức năng nhập thủ công tốn thời gian, việc nhập từ trang tính Excel cũng có thể được thực hiện nhanh chóng.
Hình ảnh sản phẩm và giá cả nên được trình bày đơn giản, dễ nhìn và khó bỏ sót. Điều này được nhiều thu ngân đánh giá cao và tin tưởng.
Bán hàng và in hóa đơn nhanh chóng
Nhập order của khách và thông báo cho bộ phận bar qua phần mềm quản lý quán cafe trên điện thoại di động. Ngoài ra, khách hàng đặt hàng tại quầy, nhân viên thu ngân nhập đơn hàng qua màn hình cảm ứng, in biên lai thanh toán và thu tiền ngay lập tức. Điều này dừng công việc in ấn, kinh doanh thu tiền hóa đơn để giúp chống gian lận.
Đặc biệt tính năng đặt hàng qua điện thoại sẽ khiến bạn bất ngờ. Tính năng này có thể giảm tới 50% nhân viên vận hành quán cà phê. Nhân viên nhận đơn đặt hàng của khách hàng bằng điện thoại di động hoặc máy tính. Phần mềm quản lý quán cafe cho phép nhân viên tìm kiếm theo món, nhóm món, kéo thả món mà khách hàng lựa chọn.
Ngoài ghi chú sản phẩm và số lượng, nhân viên cũng có thể thêm ghi chú khách hàng. Ít ngọt, ít đường và ít kem là những ghi chú làm sẵn để nhân viên có thể chọn nhanh hơn.
Hỗ trợ bộ phận pha chế không bỏ lỡ đồ uống
Sau khi nhân viên gọi món và ghi món ăn. Nhân viên chỉ cần đẩy một thông báo đến bộ phận quầy bar. Máy in thanh in phiếu xử lý và thông báo thanh bằng âm thanh thu hút sự chú ý.
Hỗ trợ bộ phận pha chế không bỏ lỡ đồ uống
Quầy bar thường xuyên thiếu đồ dùng và đôi khi khiến tôi đau đầu. Bạn có thể giảm thiểu điều này bằng cách sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê. Đơn giản chỉ cần thêm mô tả công việc của nhân viên quán cà phê. Mọi công việc tại quán cà phê đều được thực hiện một cách khép kín và khoa học.
Giúp thu ngân thu tiền nhanh chóng
Khi khách hàng yêu cầu thanh toán tại bàn nào, nhân viên sẽ in hóa đơn tạm tính cho bàn đó. Nhân viên thu tiền tại bàn hoặc khách hàng thanh toán tại quầy (nếu khách gọi món tại quầy). Phần mềm này có thể lấy số tiền khách hàng thanh toán và tính toán thay đổi thanh toán. Quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và nguy cơ sai sót rất cao.
Báo cáo bán hàng từ xa chi tiết và chính xác
Báo cáo kinh doanh đóng một vai trò lớn trong việc điều hành một quán cà phê. Nó mô tả chi tiết trạng thái của hoạt động bán hàng, từ sản phẩm đến khách hàng và thời gian. Các báo cáo này có ý nghĩa rất lớn đối với các nhà quản lý.
Hầu hết các nhà quản lý đưa ra các quyết định về chiến lược kinh doanh và bán hàng của họ dựa trên những con số được báo cáo này. Một số mẫu báo cáo có sẵn giúp chủ quán cà phê và quản lý dễ dàng nhìn nhận tình hình và ra quyết định.
Nhất là đối với phần mềm quản lý quán cafe online. Chủ cửa hàng có thể sử dụng ứng dụng báo cáo kết quả bán hàng qua điện thoại. Các báo cáo này có thể được xuất bản mọi lúc, mọi nơi có kết nối internet.
Quản lý kho quán cà phê
Khi tôi hỏi anh Trung điều quan trọng nhất khi mở quán cà phê là gì, anh cho biết đó là “tăng lợi nhuận”. Nếu bạn hỏi tôi điều khó khăn nhất khi kinh doanh quán cà phê là gì, thì đó chính là quản lý hàng tồn kho. Vì bạn cần đảm bảo người pha chế làm đúng theo công thức. Mất vật liệu nên được kiểm soát.
Điều này sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian của quản trị viên. Điều này giúp bạn có ít thời gian hơn để suy nghĩ về tăng trưởng doanh thu. Bạn hoàn toàn có thể đặt số lượng và tính giá vốn cho hàng hóa. Từ đó, hàng tồn kho lý thuyết của quán cà phê được kiểm soát tương đối.
Quản lý kho quán cà phê
Quản lý chuỗi quán cà phê
Nhắc đến chuỗi cửa hàng cà phê, bạn sẽ nghĩ ngay đến The Coffee House, Highland, Latino, Javi Coffee. Có cơ hội biết được tình hình hoạt động của từng cửa hàng khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Thiết lập một cửa hàng mới là rất dễ dàng.
Yêu cầu quản lý chuỗi quán cà phê bao gồm:
- Đồng bộ hóa danh sách sản phẩm, giá bán và nhân viên. Giá các shop có thể giống nhau hoặc không.
- Tài khoản phần mềm quản lý quán cafe có thể sử dụng ở một hoặc nhiều chi nhánh.
- Báo cáo kinh doanh về một hoặc một số tài khoản cố định.
Top phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả
Phần mềm quản lý quán cà phê PosApp
PosApp là một trong những đơn vị cung cấp bộ giải pháp bán hàng hoàn chỉnh cho các ngành khác nhau. Một loạt các giải pháp bán hàng của PosApp bao gồm thiết bị đầu cuối POS, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền và phần mềm bán hàng. Cho đến nay, đã có hơn 30.000 khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề tại Việt Nam tin tưởng và tiếp tục hợp tác kinh doanh cùng ngành với PosApp.
Phần mềm Pos phù hợp với mọi mô hình kinh doanh, từ xe cà phê bình dân đến quán cà phê lớn có nhiều nhân viên
Các đặc điểm của phần mềm quản lý quán cà phê tuyệt vời của PosApp:
- Bạn có thể đăng nhập và đồng bộ dữ liệu của mình trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính xách tay, máy tính để bàn và máy tính bảng.
- Cho phép chủ cửa hàng dễ dàng quản lý dữ liệu nguyên vật liệu xuất nhập của cửa hàng.
- Hoạt động ngay cả khi không có mạng.
- Quản lý ca làm việc của nhân viên, báo cáo doanh thu và hàng tồn kho cho từng chuỗi cửa hàng và tổng hợp vào một tài khoản người quản lý duy nhất.
- Hỗ trợ đầy đủ cho cửa hàng trong mọi hoạt động bán hàng như nhận đơn hàng, chuyển tiếp đơn hàng với vị trí đặt hàng, quản lý tồn kho theo chu kỳ hoặc theo tháng tùy người tùy chỉnh.
- Phân quyền quản lý nhân viên theo ca.
- Được thông báo trên điện thoại di động hoặc máy tính của bạn về tình trạng kinh doanh, lãi và lỗ kinh doanh của bạn.
- Hỗ trợ các phương thức thanh toán đa dạng từ tiền mặt đến thanh toán qua ví điện tử có mã QR như ATM, Visa/Master, Momo, Vnpay, v.v.
- Phần mềm PosApp giúp bạn dễ dàng kết nối đơn hàng với các đơn vị giao hàng như GrabFood, ShopeeFood,… để dễ dàng quản lý và kiểm soát đơn hàng của mình.
Phần mềm quản lý quán cafe nổi tiếng KiotViet
Phần mềm quản lý quán cà phê nổi tiếng KiotViet là mô hình phù hợp cho quán cà phê, nhà hàng, giúp chủ nhà hàng làm việc mọi lúc mọi nơi, kiểm soát được lượng khách ra vào, cung cấp năng suất nhân viên. Doanh thu hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng của bạn là bao nhiêu Lỗi ở những thứ như nước cho khách.
KiotViet giúp bạn dễ dàng kiểm soát sự phát triển của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý quán cà phê KiotViet có những ưu điểm như:
- Trình bày thức ăn với tốc độ cực nhanh và giành được đơn đặt hàng.
- Dễ dàng hỗ trợ ghi chú nấu ăn, thêm bớt món ăn, đổi bàn, gộp bàn.
- Sắp xếp thứ tự menu theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Dễ dàng quản lý nguồn nguyên liệu trong và ngoài cửa hàng.
- Lưu trữ và tạo báo cáo doanh thu và lợi nhuận theo thời gian thực.
- Giúp nhân viên thu ngân tính tiền với tốc độ cực nhanh và chính xác.
- Kể cả khi không đến cửa hàng trực tiếp, bạn vẫn có thể quản lý từ xa qua điện thoại hoặc máy tính.
- Quản lý tiền thu và chi, công nợ chi tiết và chính xác nhất.
- Sử dụng được cả khi ngoại tuyến mà không cần có internet.
Phần mềm quản lý quán cafe uy tín POS365
Phần mềm quản lý POS365 dùng cho các quán cafe hỗ trợ cửa hàng order, thu ngân và tính tiền nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, POS365 còn có thể hỗ trợ quản lý thu chi trong sản xuất nước giải khát và tiêu hao nguyên vật liệu, phù hợp với mô hình cà phê, nước giải khát.
Phần mềm quản lý quán cà phê POS365
Phần mềm POS365 chuyên quản lý các quán cà phê có những đặc điểm tuyệt vời như:
- Trên màn hình order thức uống, tên và hình ảnh của từng loại được hiển thị dễ hiểu.
- Đồng bộ tất cả dữ liệu của bạn trên nhiều thiết bị.
- Giúp ích rất nhiều cho thu ngân trong quá trình tính toán.
- Thực đơn có thể được lắp ráp theo đơn đặt hàng của bạn.
- Quản lý chính xác thu chi, công nợ, nhập xuất tồn hàng hóa.
- Có thể được sử dụng ngoại tuyến.
- Báo cáo các thống kê của việc kinh doanh, lợi nhuận bằng những biểu đồ trực quan.
Chi phí khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý quán cafe
Phần mềm quản lý quán cafe: phần mềm PosApp
- Gói cơ bản: 120.000đ/tháng, giới hạn 3.000 đơn hàng/tháng. Quản lý hàng tồn kho không được hỗ trợ và thu nhập và chi phí không được lưu trữ.
- Gói Phổ biến: Cước phí hàng tháng 190.000đ không giới hạn số lượng đơn hàng trong tháng hỗ trợ quản lý tồn kho và thu chi doanh nghiệp.
- Hỗ trợ trên thiết bị công nghệ Windows, Android và iOS.
Phần mềm quản lý quán cà phê: ứng dụng KiotViet
- Gói hỗ trợ: 180.000đ/tháng cho mô hình kinh doanh nhỏ, tối đa 3 user.
- Gói Professional: 250.000đ/tháng, dành cho mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, không giới hạn người dùng. Thêm 1 nhánh sẽ phát sinh thêm cước 180.000đ/tháng.
- Hỗ trợ trên thiết bị công nghệ Windows, Android và iOS.
Phần mềm quản lý quán cà phê uy tín POS365
- Gói 99.000đ/tháng
- Hỗ trợ trên thiết bị công nghệ Windows, Android và iOS.
Kết luận
Bài viết trên là toàn bộ thông tin về phần mềm quản lý quán cafe. Hi vọng qua bài viết này và những thông tin trên, bạn sẽ lựa chọn được phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp với nhu cầu cũng như mô hình kinh doanh của mình.