Phần mềm quản lý văn phòng ra đời đã giúp các doanh nghiệp, công ty có thể tối ưu và khắc phục các nhược điểm của những phương pháp quản lý truyền thống. Vì thế, ngày càng có nhiều doanh nghiệp đầu tư cho các phần mềm quản lý hiện đại.
Hãy cùng ToolTX tìm hiểu về lợi ích của phần mềm quản lý văn phòng. Cũng như top các phầm mềm quản lý văn phòng hiệu quả thông qua bài viết dưới đây.
Phần mềm quản lý văn phòng là gì?
Phần mềm quản lý văn phòng là những phần mềm có nhiệm vụ hỗ trợ các cơ quan, doanh nghiệp trong các khâu quản lý vận hành của công ty nói chung. Và quản lý công việc của từng nhân viên nói riêng một cách hiệu quả và thuận tiện hơn.
Hiện nay, các phần mềm quản lý đã trở thành xu hướng phổ biến trong thời đại số. Khi sử dụng các phần mềm quản lý. Công việc văn phòng của các công ty, doanh nghiệp sẽ không chỉ có thể giảm thiểu số hồ sơ và giấy tờ bản cứn. Mà còn có thể giảm tối đa chi phí dành cho các hoạt động mua sắm các đồ dùng văn phòng phẩm. Cũng như những chi phí vận hành khác.
Lợi ích của phần mềm quản lý văn phòng
Đối với những doanh nghiệp sử dụng những phần mềm quản lý văn phòng, thì họ sẽ nhận được lợi ích nào? Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật khi phần mềm quản lý văn phòng.
Gia tăng hiệu quả trong công việc
Khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng, toàn bộ những nghiệp vụ của tất cả nhân viên. Bao gồm từ các công việc nhỏ nhất như quản lý các văn bản được gửi đến. Quản lý các văn bản được gửi đi hay lưu trữ hệ thống văn bản,… đều sẽ được doanh nghiệp, công ty hoàn toàn thực hiện trên phần mềm quản lý văn phòng.
Vì thế, việc quản lý các văn bản qua phần mềm quản lý văn phòng. Sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp có thể phân bổ công việc một cách chính xác và hợp lý.
Thông qua các phần mềm quản lý văn phòng, cả ban lãnh đạo lẫn đội ngũ nhân viên đều có thể tìm kiếm cũng như truy cập các thông tin ở mọi lúc mọi nơi một cách dễ dàng. Để có thể theo dõi và quản lý sát sao về tiến độ công việc. Mà không cần phải phụ thuộc vào địa điểm hay thời gian cố định. Từ đó, phần mềm quản lý văn phòng giúp gia tăng hiệu suất làm việc của các doanh nghiệp, công ty.
Lưu trữ, bảo mật an toàn dữ liệu
Phần mềm quản lý văn phòng hỗ trợ doanh nghiệp có thể lưu trữ và bảo mật an toàn cho các dữ liệu như các giấy tờ, văn bản hay hồ sơ,… trên cùng một hệ thống dữ liệu được đồng nhất.
Đặc biệt, chỉ những người có tài khoản cũng như được cấp quyền trên các phần mềm quản lý. Mới có thể truy cập, sử dụng và quản lý các văn bản. Do đó, phần mềm có thể giảm thiểu các vấn đề rò rỉ dữ liệu của các công ty, doanh nghiệp một cách tối đa.
Tối ưu hóa thời gian và chi phí
Khi các doanh nghiệp sử dụng những phần mềm quản lýg. Thì cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý một cách tập trung. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian để di chuyển. Và không mất quá nhiều công sức cho việc tra cứu cũng như tìm kiếm.
Ngoài ra, các doanh nghiệp, công ty cũng sẽ có thể theo dõi các hồ sơ đã được lưu trữ theo từng năm cũng như từng giai đoạn một cách dễ dàng. Hơn nữa, khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng. Doanh nghiệp cũng sẽ giảm thiểu được các chi phí in ấn văn bản và tài liệu không cần thiết.
Tích hợp với những tiện ích khác
Hiện nay, những phần mềm quản lý văn phòng thường được tích hợp với các tính năng nổi trội khác. Để hỗ trợ cho công việc của các tổ chức, doanh nghiệp một cách tối đa. Một số tiện ích có thể kể tới như:
- Trao đổi các thông tin thông qua tính năng thảo luận, gửi nhận tin nhắn hay thông báo một cách nhanh chóng
- Quản lý thời gian biểu của từng nhân viên
- Đánh giá và tổng hợp lại toàn bộ tình hình thực hiện tất cả công việc để có thể xác định được các kế hoạch mới một cách rõ ràng hơn
Top 6 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả
Phần mềm CloudOffice
CloudOffice là một phần mềm quản lý văn phòng chuyên quản lý về văn bản cũng như hồ sơ tài liệu. Đồng thời điều hành và quản trị công việc một cách chuyên nghiệp và toàn diện nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý văn phòng CloudOffice được thiết kế rất khoa học với đầy đủ các chức năng. Ví dụ như trao đổi những thông tin, điều hành các tác nghiệp. Cũng như quản lý các văn bản và điều hành công việc trên trực tuyến bằng mạng máy tính. Ngoài ra, phần mềm còn có thể theo dõi và xử lý các văn bản. Cũng như giúp ban quản lý có thể điều hành toàn bộ công việc từ xa chỉ cần thông qua mạng Internet.
Một số tính năng nổi trội của CloudOffice:
- Cho phép doanh nghiệp có thể đính kèm file nội dung văn bản với tiêu đề của văn bản
- Cho phép doanh nghiệp có thể để lại các bình luận hay đưa ra các ý kiến cá nhân liên quan tới văn bản khi xem các văn bản
- Cho phép doanh nghiệp có thể phân loại các văn bản theo những chủ đề khác nhau. Sao cho phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động và quản lý của doanh nghiệp, tổ chức
- Cho phép ban quản lý có thể thực hiện hoạt động phê duyệt. Cũng như xử lý các văn bản được gửi đến ngay trên phần mềm CloudOffice. Với chức năng chỉ đạo cho từng đơn vị, cá nhân cụ thể
- Cho phép người dùng có thể gửi các văn bản đến những đơn vị cấp dưới. Hay nhận các văn bản được gửi từ các đơn vị khác
- Phần mềm CloudOffice được sử dụng miễn phí
Phần mềm SINNOVA
SINNOVA là một phần mềm chuyên hỗ trợ về các giải pháp quản lý về quy trình công việc, dự án, nhân sự, tài liệu, công văn hay các văn bản hỗ trợ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, SINNOVA còn sở hữu phần giao diện bắt mắt. Dễ dàng để sử dụng cũng như sở hữu những tính năng quản lý hiện đại khác.
Một số tính năng nổi trội của SINNOVA:
- Cho phép những người sử dụng có thể cộng tác cũng như tương tác với nhau ở trên toàn thế giới
- Phần mềm tự động trong việc nhắc nhở người sử dụng lập các kế hoạch, lập các báo cáo, thông báo về các công việc đã đến hạn cũng nhưu các công việc đã quá hạn giúp cho ban quản lý có thể dễ dàng đặt mục tiêu mới
- Giao diện của SINNOVA rất dễ dàng để sử dụng. Dễ dàng có thể nắm bắt ngay cả đối với người lần đầu sử dụng
- Cho phép doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình xử lý với mỗi hoạt động khác nhau
- Tự động hóa trong việc luân chuyển các hoạt động theo các quy trình đã được xác lập từ trước
- SINNOVA có thể sử dụng miễn phí
Phần mềm quản lý văn phòng Landsoft Control Office
Landsoft Control Office là một phần mềm quản lý thông minh và khép kín. Được nghiên cứu và phát triển dựa theo các đặc thù về hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Ngoài ra, Landsoft Control Office còn mang đến các giá trị cốt lõi. Giúp doanh nghiệp có thể hệ thống hóa cũng như chuyên nghiệp hóa các quy trình về quản lý văn phòng – các quy trình đòi hỏi. Yêu cầu tính bao quát cũng như sự tỉ mỉ cực kỳ cao.
Một số tính năng nổi trội của phần mềm Landsoft Control Office:
- Giao diện của Landsoft Control Office đơn giản, dễ dàng để sử dụng
- Phân quyền đối với mỗi nhân viên để đảm bảo an toàn thông tin một cách tuyệt đối
- Quản lý về những hợp đồng, các biên bản thanh lý hay các biên bản về bàn giao mặt bằng
- Cung cấp các tính năng tiện ích như gửi email một cách tự động. Nhắc hạn hợp đồng sắp hết, nhắc hạn thanh toán sắp hết
- Cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả những dịch vụ. Cũng như tài sản tồn tại trong các văn phòng cho thuê có thể kể đến như: điện, điện thoại, nước, mạng Internet,…
- Landsoft Control Office có thể sử dụng miễn phí
Phần mềm Lạc Việt
Lạc Việt là một phần mềm thông minh. Cho phép các doanh nghiệp có thể quản lý tất cả các thông tin. Cũng như quy trình trong nội bộ doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý văn phòng Lạc Việt giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng trong công việc hành chính. Ngoài ra, phần mềm Lạc Việt. Cũng cho phép các doanh nghiệp có thể số hóa tất cả các quy trình của công việc. Lưu trữ các tài liệu và văn bản cũng như theo dõi toàn bộ quá trình từ khi nhập vào, trình duyệt đến khi xử lý, kết thúc thông qua chức năng hỗ trợ số hóa các nội dung của văn phòng và thư viện số,…
Một số tính năng nổi trội của phần mềm Lạc Việt:
- Giao diện của Lạc Việt đơn giản, dễ dàng để sử dụng
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý công việc và số hóa cơ cấu trong quản lý
- Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý
- Bảo mật an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp
- Phần mềm có thể sử dụng miễn phí
Phần mềm quản lý văn phòng FastWork
FastWork là phần mềm quản lý văn phòng hỗ trợ việc chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống rất đặt nặng về mặt văn bản, giấy tờ sang một mô hình quản trị trực tuyến, trong đó cốt lõi là hệ thống tự động hóa để giảm thiểu tối đa những tác vụ thủ công gây tốn kém chi phí và thời gian.
Ngoài ra, phần mềm FastWork hiện tích hợp đến 9 ứng dụng trong cũng một phần mềm trực tuyến nên có thể giải quyết bài toán quản trị về nội bộ trong khâu vận hành của doanh nghiệp một cách toàn diện.
Một số tính năng nổi trội của FastWork:
- Phần mềm hỗ trợ chấm công trực tuyến trên các thiết bị di động
- Phần mềm giúp tự động hóa các bảng tính công, bảng tính lương
- Phần mềm cho phép doanh nghiệp điện tử hóa tất cả các loại thông tin bằng dạng văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp.
- Phần mềm giúp doanh nghiệp có thể quản lý cùng lúc nhiều xe bằng một tài khoản
- Phần mềm chấp nhận thanh toán qua các thẻ thanh toán quốc tế
- FastWork có thể sử dụng miễn phí
Phần mềm OrientSoft
OrientSoft là phần mềm được xây dựng bằng nền tảng Webbase của Microsoft. Với mô hình này thì các doanh nghiệp, công ty có thể truy cập hệ thống bằng những thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng,… một cách dễ dàng để có thể tương tác, xử lý các văn bản và hồ sơ của công việc ở mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối mạng Internet.
Một số tính năng nổi trội của OrientSoft:
- Phần mềm OrientSoft giúp doanh nghiệp có thể quản lý tất cả hồ sơ của các cấp bậc một cách dễ dàng
- Giúp chia sẻ kho dữ liệu giữa những cá nhân sử dụng
- Giúp khai thác triệt để kho dữ liệu chung của doanh nghiệp, đơn vị
- Giúp lập các báo cáo để thống kê về các sổ công văn đến đi
- Gi úp tra cứu cũng như tìm kiếm các văn bản gửi đi, văn bản nhận và hồ sơ về công việc,…
- Giúp ba quản lý theo dõi quá trình thực hiện các công việc.
- OrientSoft có thể sử dụng miễn phí
Lời kết
Bài viết vừa cung cấp thông tin cơ bản, lợi ích và gợi ý top 6 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả nhất trên thị trường hiện nay, hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích đối với các doanh nghiệp đang tìm hiểu về chúng.
Với những tính năng nổi bật, thông minh, các phần mềm này sẽ giúp các doanh nghiệp, công ty có thể kiểm soát, theo dõi quy trình hoạt động một cách dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một phần mềm hiệu quả cho doanh nghiệp của mình thì bạn có thể cân nhắc để lựa chọn 1 trong 6 phần mềm quản lý văn phòng được nêu ở trên.
