Lập bảng lương và tính lương là một trong những nhiệm vụ nhân sự quan trọng nhất. Chúng ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ nhân viên. Nếu trải nghiệm không đáng tin cậy, dễ bị lỗi hoặc mất quá nhiều thời gian, bạn chắc chắn sẽ gặp sự cố. Dưới đây là thông tin về những phần mềm tính lương tốt nhất mà bạn không thể bỏ qua. Mời các bạn cùng ToolTX tha khảo bài viết dưới đây nhé!
Giải pháp cho doanh nghiệp với phần mềm tính lương hiệu quả
Phần mềm tính lương là gì?
Phần mềm tính lương là công cụ được thiết kế. Nhằm hỗ trợ bộ phận quản lý nhân sự xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tính lương nhân viên. Từ thu thập kết quả bảng chấm công, đến tạo tệp phiếu lương, in phiếu lương của nhân viên, thông báo cho nhân viên và tự động hóa nhiều hoạt động khác.
Phần mềm tính lương đơn giản hóa quy trình tính lương và tiết kiệm rất nhiều cho bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự có thể tập trung sự chú ý vào các hoạt động có ý nghĩa và chiến lược hơn. Ví dụ như quản lý nhân tài, tuyển dụng và giữ chân nhân tài.
Một phần mềm tính lương hiệu quả sẽ bao gồm các yếu tố nào?
Các chính sách về lương được xử lý dễ dàng với phần mềm tính lương
Thiết lập chính sách thanh toán của bạn
Một trong những chủ đề trọng tâm của phần mềm tính lương thiết yếu là tạo ra các chính sách trả lương. Quy chế trả lương của công ty. Chính sách trả lương phải được xác định trong một hoặc nhiều công thức trả lương dựa trên thành phần, hình thức hoặc phương thức trả lương do công ty thiết lập.
Chính sách lương thay đổi
Nếu có bất kỳ thay đổi nào về chính sách trả lương, nhân viên có trách nhiệm chỉnh sửa chính sách trực tiếp trên phần mềm, bao gồm cả thời hạn áp dụng chính sách mới. Sau đó hệ thống sẽ sinh ra một phiên bản chính sách lương mới áp dụng từ kỳ mới. Nhưng chính sách cũ sẽ tự động hết hiệu lực kể từ thời điểm đó.
Quyết định lương
Nếu chức danh của nhân viên thay đổi, phần mềm tính lương sẽ tạo ra quyết định lương phù hợp phản ánh sự thay đổi lương và các chính sách khác phù hợp với thay đổi chức danh công việc của nhân viên và được phê duyệt bởi các ủy ban Nhân sự và Nhân sự.
Khi bắt đầu hoặc kết thúc một kỳ, phần mềm tính lương phải cập nhật các thay đổi liên quan đến bảng lương của từng nhân viên. Đưa ra quyết định trả lương theo chính sách và đưa ra các quyết định lươn lẹo vào thời hạn từ đầu kỳ hoặc năm tài chính. Giao diện duyệt Nhân sự và BGĐ.
Nguồn dữ liệu của phần mềm tính lương
Thông tin về vị trí công việc
Thông tin các vị trí cần được đưa vào phần mềm lương hoặc phần mềm nhân sự chung dưới dạng cây. Từ đó thể hiện được cơ cấu vị trí và tương quan trên sơ đồ tổ chức công ty. Ngoài ra, yêu cầu chuyên môn của vị trí và KPI của chức danh cũng cần hiển thị trên phần mềm lương. Hoặc được lấy từ các module tương ứng của phân mềm nhân sự.
Dữ liệu nhân sự
Thông tin cơ bản của người lao động về số năm công tác, bằng cấp. .. cần được lấy từ phần mềm nhân sự.
Dữ liệu chấm công
Dữ liệu về tiền lương, được lấy từ máy chấm công, phần mềm chấm thưởng, phiếu chấm công. Có thể nhập trực tiếp hay tự động. Dữ liệu về thời gian nghỉ các loại của người lao động như nghỉ phép, nghỉ ốm. .. trên phần mềm nhân sự hay hệ thống khác.
Dữ liệu kết quả công việc
Dữ liệu về kết quả công việc của người lao động. Được thu thập từ các phần mềm KPI hay những phần mềm quản lý chức năng chuyên biệt. Ví dụ như Phần mềm quản lý nguồn lực (ERP…), Phần mềm quản lý doanh nghiệp (CRM, DMS.. .)
Dữ liệu kết quả công việc
Để tính toán ra tiền lương trả cuối cho người lao động. Phần mềm lương cần thiết lập công thức và tập hợp thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến những khoản bị trừ trong lương như số tiền bảo hiểm mà người lao động đóng – thông tin thu thập từ phần mềm bảo hiểm; tiền thưởng (nếu có) , tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản giảm trừ khác (nếu có) có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hay được nhập trực tuyến.
Quy trình tính lương, duyệt bảng lương và tiến hành gửi lương
Một phần mềm tính lương chuẩn phải có quy trình tính, duyệt lương và chi trả rõ ràng. Việc tính lương trên phần mềm lương phải thông qua các quy trình:
Chốt ngày công
Chốt ngày công (trên phần mềm lương hay trên phần mềm mô tả công việc, chức năng) . Ngày công có thể được chốt tại một số hệ thống riêng lẻ hay nhóm.
Thang điểm hoàn thành công việc
Chốt điểm kết quả công việc hoặc KPI – do trưởng phòng thực hiện trên phần mềm quản lý chức năng hoặc phần mềm KPI
Lập bảng tính lương
Lập bảng tính lương – tự động trên phần mềm lương. Bảng lương sau khi lập được chuyển sang giao diện duyệt lương của Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương.
Bảng lương
Phòng Tài chính duyệt bảng lương và điều chỉnh nếu thiếu. Bảng lương duyệt chuyển sang Ban Giám đốc hoặc CEO. Bảng lương sau khi CEO duyệt được chuyển sang giao diện thanh toán của Công ty.
Thanh toán lương
Kế toán thực hiện việc thanh toán lương cho người lao động
Tính linh hoạt cần có trong phần mềm tính lương
Phần mềm được xây dựng cần xem xét đầy đủ các yếu tố tác động để thiết kế những tính năng theo nhiều tình huống khác nhau. Nhằm tạo tính linh hoạt cho người sử dụng trong quá trình thực hiện. Phần mềm cũng cần được thiết kế đảm bảo có tính linh hoạt khi áp dụng cho nhiều loại hình trả lương khác nhau trong một doanh nghiệp
Hỗ trợ báo cáo đầy đủ
Phần mềm lương hoặc Phần mềm quản lý thu nhập doanh nghiệp cũng cần có bảng báo cáo lương cụ thể theo các cấp cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo quý, Báo cáo mức sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định và biến đổi trong quỹ lương của mỗi bộ phận. ..) .
Các báo cáo nên được trình bày dưới dạng biểu đồ một cách trực quan, sinh động theo thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu, hoặc kết xuất file để in ấn, lưu giữ, khai thác dữ liệu và phân tích.
Lợi ích của phần mềm tính lương
1. Giảm bớt những sai sót không đáng có
Sử dụng bảng lương thủ công đồng nghĩa là sai sót có thể xảy ra. Phần mềm tính lương có thể tự động hóa các tác vụ tính toán từ cơ bản đến phức tạp để bảng lương của bạn có thể chạy tốt hơn.
Phần mềm này tự động xử lý dữ liệu từ máy chấm công, xử lý file excel tính lương, hỗ trợ lập bảng lương… Phần mềm tính lương tốt. Giúp quá trình này được tự động hóa và sắp xếp dễ dàng, đơn giản và hiệu quả.
2. Tiết kiệm thời gian tính lương cho bộ phận C&B
Phần mềm tính lương cho phép bạn nhanh chóng đăng ký nhân viên. Để tính lương với thông tin hồ sơ nhân viên đầy đủ. Bao gồm thông tin cơ bản, chi tiết bảng lương, thuế và thông tin thanh toán.
Thời gian xử lý tính lương do máy tính tự động nên rút gọn được cả 1 buổi xuống còn 1 ngày nên hầu như không xảy ra sai sót. Nhờ đó, bộ phận C&B nội bộ của bạn bớt gánh nặng hơn và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.
3. Theo dõi nhân viên
Đối với bất kỳ công ty nào, tiền lương luôn là một khoản chi định kỳ. Công ty càng lớn, chi phí trả lương cho nhân viên càng nhiều và bạn cần báo cáo bảng lương hàng tháng chi tiết hơn.
Phần mềm tính lương bao gồm tính lương theo tháng, tính lương theo giờ, tính lương theo KPI, đối chiếu chi lương theo tình hình công ty,…
4. Bảo mật thông tin lương công việc
Bằng cách giữ thông tin bảng lương trong Excel. Nhiều nhân viên có thể truy cập và hiểu tất cả các thông tin. Điều này rất nguy hiểm vì thông tin nhạy cảm của nhân viên như tiền lương, thuế và tài khoản ngân hàng nằm ở đây.
Phần mềm bảng lương cho phép bạn cải thiện tính bảo mật của thông tin bảng lương của mình bằng các biện pháp kiểm soát truy cập chi tiết. Bạn có thể phân tách vai trò của từng bộ phận trên phần mềm và loại bỏ các truy cập trái phép.
Phần mềm có giao diện tương tự, nhưng chỉ những chuyên gia tính lương mới có thể thấy những gì họ cần dựa trên vai trò của họ và chỉ quản lý cấp cao mới có thể xem tất cả thông tin.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương
1. Giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng
Nhân viên luôn thiếu hụt, vì vậy phần mềm tốt được thiết kế để giảm thiểu thời gian đào tạo. Giao diện thân thiện với người dùng, đề xuất tính năng theo ngữ cảnh và trải nghiệm trực quan sẽ giúp bạn học cách sử dụng phần mềm rất nhanh.
2. Linh hoạt trong quy tắc trả lương của công ty
Hệ thống phân cấp công ty khác nhau từ người quản lý đến thực tập sinh. Một phần mềm tính lương tốt cho phép bạn tùy chỉnh các công thức thu nhập, phụ cấp, khấu trừ, hoàn trả và phúc lợi linh hoạt theo chính sách của công ty bạn.
3. Truy cập mọi lúc, mọi nơi
Chọn phần mềm tính lương trực tuyến dựa trên đám mây của chúng tôi để bạn có thể truy cập thông tin của mình tại nhà, tại văn phòng hoặc khi đang di chuyển.
Chỉ cần kết nối Internet và xem thông tin bằng các thiết bị thông minh như điện thoại di động, máy tính bảng và máy tính xách tay. Phần mềm này cũng cho phép nhân viên theo dõi thông báo và xem phiếu lương mọi lúc, mọi nơi.
4. Bảo mật cao
Bất kỳ tham chiếu nào đến bảng lương đều đề cập đến thông tin nhạy cảm nhất của nhân viên như dữ liệu cá nhân, thông tin ngân hàng, bảng lương… Phần mềm tiêu chuẩn nên ưu tiên bảo mật để dữ liệu của nhân viên có thể được bảo vệ.
5. Đội ngũ hỗ trợ tận tâm
Trước khi quyết định sử dụng bất kỳ phần mềm nào, bạn nên tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp xem phần mềm đó có hệ thống hỗ trợ tốt hay không. Mức độ dễ liên lạc được biểu thị bằng tốc độ trả lời email, trò chuyện đa nền tảng, gọi điện thoại, v.v.
Top các phần mềm tính lương hiệu quả
Để giúp bạn chọn phần mềm tính lương phù hợp cho doanh nghiệp của mình, sau đây là thông tin về các phần mềm tính lương trong nước và quốc tế. Lựa chọn dựa trên chi phí, dễ sử dụng, thuận tiện, báo cáo và khả năng hỗ trợ. Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!
1. Paradise HRM
Paradise HRM là phần mềm tính lương must-have đi đầu trong top phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay, cung cấp các công cụ phục vụ cho mọi hoạt động quản lý nhân sự của bạn: theo dõi chấm công, quản lý giờ làm, nghỉ phép…
Paradise là phần mềm tính lương giúp công ty quản lý nhân viên và quản lý tiền lương, giờ làm,… một cách khoa học nhất.
Phần mềm tính lương Paradise được thiết kế với hệ thống cấu trúc mở, hỗ trợ nhiều công ty và nhiều cách tính lương khác nhau trong một công ty. Ngoài ra, Paradise còn hỗ trợ lọc hợp đồng hết hạn, tăng lương nhân viên, danh sách sinh nhật, danh sách theo dõi chấm công, tính tăng ca, quản lý nghỉ phép của nhân viên giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Với Paradise HRM, các quy trình tính lương của công ty được tối ưu hóa về tốc độ và độ chính xác, giúp giảm đáng kể chi phí quản lý nguồn nhân lực. Một số điều khiến cho phần mềm tính lương này trở nên tuyệt vời hơn:
- Quản lý hợp đồng nhân viên
- Theo dõi danh sách tăng, giảm, đóng BHXH. Quản lý thông tin gia đình, người thân tham gia khấu trừ thuế TNCN
- Quản lý nghỉ hưu của nhân viên, giải quyết nghỉ phép có lương
- Xử lý dữ liệu chấm công hàng ngày.
- Tính lương bằng cách tổng hợp dữ liệu theo dõi thời gian vào cuối tháng.
- Lưu trữ toàn bộ lịch sử tăng lương của nhân viên từ khi tăng lương đến hiện tại.
- Giúp quản lý doanh thu cộng dồn trong tháng.
- Xuất mẫu phiếu lương sang tệp Excel.
2. Tanca
Tanca tập trung vào việc tự động hóa hệ thống trả lương của công ty, quản lý quy trình trả lương cho nhân viên, xây dựng chính sách trả lương tốt hơn, tự động hóa hệ thống trả lương của công ty và quản lý quy trình trả lương của công ty.
Phần mềm tính lương này có thể chạy trực tuyến hoặc ngoại tuyến
Các chức năng đặc biệt có thể kể tới ở phần mềm tính lương Tanca là:
- Quản lý hệ thống tính lương chuyên nghiệp: Bạn có thể xây dựng hệ thống tính lương với các mức lương khác nhau cho các bộ phận khác nhau của Tanca. Các công ty có thể áp dụng hệ thống lương 3P, hệ thống lương theo giờ, trả lương theo KPI, v.v. Bạn cũng có thể dễ dàng quản lý tăng lương và thăng chức cho nhân viên.
- Theo dõi sự tham gia của nhân viên, ca làm việc, kế hoạch làm việc toàn thời gian và kỳ nghỉ.
- Phần mềm này có thể chạy trực tuyến hoặc ngoại tuyến. Chỉ 10 MB có thể được cài đặt ngoại tuyến trên máy tính của bạn và các phiên bản web và ứng dụng có sẵn trực tuyến.
- Tự động hóa bảng lương: Không còn các tệp Excel lộn xộn cho bảng lương. Chỉ cần viết các công thức tương tự như trong Excel để tạo phiếu lương mẫu và phần mềm sẽ tự động tính lương hàng tháng cho bạn.
- Tanca có thể tính lương hàng ngày và nhân viên có thể cập nhật tiền lương hàng ngày của họ trực tiếp trong ứng dụng.
- Phân tích hệ thống trả lương của công ty: Việc sử dụng phần mềm có thể giúp trả lời các câu hỏi sau: Thu nhập của nhân viên có liên quan đến đóng góp của họ hay các khoản trả lương có phản ứng với tình hình kinh tế của công ty không?
- Ngoài ra, phần mềm còn có các tính năng hỗ trợ theo dõi thời gian, tuyển dụng, quản lý tài sản và hoạt động kinh doanh.
3. DigiiC&B
Phần mềm tính lương DigiiC&B là sản phẩm của OOC Technology Solutions. Phần mềm được cấu trúc theo phương thức 3P và có liên quan chặt chẽ với các thành phần của OOC digiiMS. Các thành phần bao gồm cơ cấu tổ chức, thông tin nhân viên, KPI, đánh giá hiệu suất và cổng thông tin nhân viên.
DigiiC&B là phần mềm tính lương giúp bạn thiết kế hệ thống tính lương
DigiiC&B hỗ trợ phân bổ nguồn lực tiền lương liên quan mật thiết đến các mục tiêu chiến lược và chuỗi giá trị của công ty. Sử dụng bảng tính tự động. Phần mềm tính lương DigiiC&B hỗ trợ đắc lực cho việc thiết kế và tùy chỉnh hệ thống. Để tính toán chi tiết cho từng nhân viên.
DigiiC&B hoàn toàn tương thích với các hệ thống trả lương 3P tiên tiến và hiện đại. Giúp các công ty thu hút và giữ chân nhân tài. Điều này đồng nghĩa với việc tạo ra sự công bằng, tăng hiệu quả công việc và tôn trọng đóng góp của nhân viên.
Phần mềm bảng lương digiiC&B được thiết kế để linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh các biến chính sách. Do đó, phần mềm tính lương DigiC&B. Giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng các hệ thống tính lương như hệ thống 3P.
Lợi ích của phần mềm tính lương DigiiC&B
Phần mềm hỗ trợ tích hợp bằng cách tự động cập nhật đầu vào và tính toán, giúp đơn giản hóa quá trình tính toán. Các tính năng và đặc điểm chính của phần mềm tính lương này:
- Lên kế hoạch quỹ lương
- Thiết kế hệ thống/mức lương
- Đặt chính sách khen thưởng
- Bảng lương
- Tạo/Phê duyệt Phiếu lương hàng tháng
- Báo cáo tóm tắt thu nhập
- Chi tiết thu nhập nhân viên
- Lương
- Kết nối KPI và kết quả đánh giá hiệu quả công việc
- Kết nối cổng thông tin
4. Facework
Được phát triển trên nền tảng ERP, Facework là phần mềm vừa hỗ trợ tính lương, vừa hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Phần mềm giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quản lý và tính lương chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác, công bằng và tạo dựng niềm tin cho nhân viên. Phân hệ tiền lương của phần mềm phù hợp với các mô hình khác nhau như tòa nhà văn phòng, sản xuất, v.v.
Facework là cái tên nổi trội trong danh sách những phần mềm tính lương hiệu quả
Một số lợi ích vượt trội của phần mềm tính lương Facework là:
- Quản lý danh sách nhân viên: thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, bằng cấp, trình độ chuyên môn, lương thưởng, kỷ luật, quy trình bồi thường…
- Thông tin bổ sung về thu nhập, các khoản khấu trừ được phép
- Hỗ trợ tính lương làm thêm giờ dựa trên bảng tổng hợp chấm công
- Hỗ trợ tính phạt đi muộn, về sớm… theo quy định công ty
- Tự động tính thuế thu nhập cá nhân của nhân viên theo số thuế
- Hỗ trợ lập bảng lương dựa trên lương đã tính và chuyển lương cho nhân viên
- Theo dõi tiền lương trả trước, chưa trả và chưa trả của từng nhân viên
- Theo dõi và xem bất kỳ sự tăng hoặc giảm nào xảy ra
- Hỗ trợ gửi phiếu lương đến từng nhân viên
5. Base Payroll
Base Payroll là một sản phẩm của Base.vn. Phần mềm có thể đáp ứng các yêu cầu đa dạng của các công ty và thích ứng linh hoạt với các đặc điểm độc đáo của họ. Bảng lương cơ sở hữu ích cho việc theo dõi thời gian và bảng lương của nhân viên. Đồng thời xuất bảng lương sang tệp Excel để hỗ trợ bảng lương chính xác.
Base Payroll – phần mềm tính lương đặc biệt hữu dụng cho doanh nghiệp
Các ưu điểm nổi bật của phần mềm tính lương Base Payroll bao gồm:
- Tạo công thức và tự động tính lương.
- Nhanh chóng tạo thông tin về bảng lương và chu kỳ trả lương dựa trên nhu cầu của công ty bạn.
- Được tích hợp trực quan với ứng dụng Base HRM, nó tích hợp liền mạch các hệ thống thông tin nhân sự và bảng lương.
- Sau khi được đề xuất và phê duyệ. Thông tin phiếu lương sẽ được hiển thị và gửi qua email cho từng nhân viên.
- Hỗ trợ Điều chỉnh lương thủ công: Trong trường hợp xảy ra sự cố cần điều chỉnh thủ công, tất cả lịch sử xử lý sẽ được lưu lại.
- Tự động tạo báo cáo Insights từ dữ liệu hệ thống: Dữ liệu này bao gồm tổng lương mà công ty bạn đã trả cho nhân viên trong tháng. Tổng số thuế và bảo hiểm đã trả và mối tương quan giữa các số liệu giữa các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn.
- Tạo công thức và tùy chỉnh bảng lương: Phần mềm có nhiều biến số cho phép công ty dễ dàng tạo công thức tính lương giống Excel và đáp ứng ở mức cơ bản.
- Tạo thông tin chu kỳ trả lương và tính toán theo nhu cầu của từng công ty
- Tích hợp với ứng dụng Base HRM tạo kết nối liền mạch giữa bảng lương và thông tin nhân sự
- Tạo báo cáo chi tiết
- Giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng
6. Amis
Một trong những phần mềm tính lương hiệu quả nhất mà bạn nên biết – Amis
Amis là phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay. Giúp doanh nghiệp giải bài toán khó về quản lý tài chính. Nhằm tối ưu hóa chi phí và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả hơn.
Phần mềm còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cập nhật tình hình nhân viên, quản lý dữ liệu nhân viên, quản lý chấm công nhanh chóng cùng một số chức năng ưu việt khác có thể kể đến như:
- Phần mềm tính lương MISA AMIS giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tính lương và giảm thời gian đóng thuế, bảo hiểm cho nhân viên mỗi tháng.
- Thiết lập công thức tính lương dựa trên các khoản phụ cấp, khấu trừ, v.v.
- Tự động tính lương, tạo phiếu lương
- Có thể tạo nhiều kỳ thanh toán trong tháng
- Tạo các báo cáo liên quan như báo cáo bảng lương, hợp nhất nợ và hơn thế nữa.
- Tiết kiệm chi phí in ấn và giữ bí mật thông tin bảng lương bằng cách cho phép nhân viên kiểm tra phiếu lương. Xác minh tiền lương và cung cấp phản hồi trực tiếp cho nhân viên trong phần mềm.
- Nhân viên tự động cập nhật hồ sơ khi thông tin thay đổi. Không cần phải dành thời gian giao tiếp với nhân viên.
Kết luận
Trên đây là thông tin mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn một phần mềm quản lý lương thưởng tốt. Mỗi công ty có những đặc điểm khác nhau. Do đó, khi chọn nhà cung cấp phần mềm tính lương. Các công ty phải xác định tiêu đề và các tính năng của phần mềm. Đều phù hợp với mô hình kinh doanh, hoạt động và mức độ phức tạp của bảng lương.
Trên hết, phần mềm cần đảm bảo tính linh hoạt với nhiều biến số dự kiến. Để phù hợp với các hình thức trả lương khác nhau, logic, dễ sử dụng, nguyên tắc nhất quán, phân quyền theo dõi chặt chẽ, quản lý đúng nguyên tắc. Mong rằng với bài viết trên, bạn sẽ tìm được cho mình phần mềm tính lương hiệu quả.